专用文书，是指在特定
商业或法律环境下，给予个人或公司的某种特定格式的专业文件，一般具有约定俗成的编写格式和内容框架。
专用文书的文种繁多，诸如：外交部门使用的照会、国书、条约、协定、 备忘录、 全权证书、领事任命书、领事证书、护照等(见外交文书)；侦查机关使用的讯问笔录、
勘验检查笔录、搜查笔录、立案报告、破案报告、
提请批准逮捕书、起诉意见书、通缉令等；检察部门使用的起诉决定、批准逮捕决定、起诉书等；法院使用的开庭通知书、判决书、 调解书、 裁定书、审判庭笔录、合议庭评议笔录等(见
司法文书)；经济活动中使用的合同、
产品说明书、报价单、订货单、发货单、发票、收据、转让证书、房契、地契等；财会部门使用的会计凭证、帐簿、报表等(见经济文书)。计划部门使用的在国民经济和社会发展方面的
指令性计划和指导性计划，包括社会、经济和科学发展的总计划和工业、农业、运输、基建、物资、劳动、商品流通、文教卫生等专题计划等；统计部门使用的普查表(如人口普查和物资库存普查表)、定期统计报表 (如日报、周报、旬报、月报、季报和年报)、中心工作统计报表等,内容包括对人口、自然资源、生产、流通、消费和积累等全部过程的统计；科技部门使用的零件图、装配图、图样、地图、观测记录、计算书、说明书、工程预算、技术规范、专题报告、课题研究论文等(见
科学技术档案)；教学部门使用的教学大纲、教学方案、教学计划、课程进度表、生产实习报告、学生成绩表等(见教学档案)。
专用文书与通用文书比较有下列一些特点：①许多专用文书是在特定的部门，适应特殊需要使用的，如外交文书在外交部、大使馆、领事馆使用，是进行外交活动的一种工具；司法文书在侦查、检察和司法机关使用，是处理各类案件的工具。②许多专用文书有特定的格式和项目，如计划、统计和会计文书，除书面文字形式外，较多地采用数字表格形式，表格的项目和形式都有特殊的规定，并按照规定填制。③许多专用文书有其自己的特殊制作程序，如
国民经济计划的编制一般包括编制计划指标( 控制数字 )、计划草案和正式下达计划等程序；司法文书是按照诉讼程序编写的。④许多专用文书有其专门术语，如外交文书的用语要照顾国际惯例，使用礼貌语言，讲究外交辞令；司法文书使用规范化的法律术语，财会文书也有其特殊的专业术语。