主要收录以事系人和传、录、表中出现的人名，不含政治术语中作定语的人名 ，以人名命名的地名、事物、事件、建筑物、纪念场所，帝王纪年、照片说明词、引文和附 件中出现的人名，及文章行文中提到，但与关系不密切的人名。

指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。

人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。

人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引，这里主要介绍专题性人名索引的编写。专题性人名索引，是以馆(室)藏全部档案或若干全宗档案为著录对象，按单份文件将某一专题涉及到的人名都著录下来，组成任免、奖惩、职称、离退休等专题人名索引，以满足利用者需求，达到查找准确、迅速的目的。

人名索引条目的排列方法一般采用姓氏笔画排列法，即按照姓氏的首字笔画数，从少到多排列，当姓氏首字相同时，可依据姓名第二个字的笔画数多少进行排列。也可采用汉语拼音，四角号码等方法排列。

①姓名：填写所需编制的某人物姓名

②年度：填写涉及某人的文件形成年度

③目录号(分类号)：填写原文件所在案卷的目录号(分类号)

④案卷号：填写原文件所在的案卷号

⑤页 号：填写原文件所在案卷页号

文号索引是指将档案馆(室)藏永久、长期保存的档案根据文件不同字、号分类著录下来，向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。

文号索引以不同年代，不同全宗的档案为著录对象，将永久、长期保存的档案中有文件文号的部分先按相同字分开，再在同一字中按号顺序排列编制成规范表格，排列成有关文号信息的目录，以满足利用者需求，达到查找准确，迅速的目的。

①作者：填写文件的责任者

②时间：填写文件的形成日期

⑧文号：填写文件的发文字、号

④档号：填写文件所在的全宗号、目录号、案卷号、页号

⑥存放地点：填写文件所属案卷存放的库房及柜箱号.