会计文件是存储在外部介质 (如卡片、磁带、磁盘等) 上的一类或几类会计记录的集合。会计记录是会计业务中若干相关数据项目按一定规则的排列，它是电子数据处理会计系统中具有独立逻辑含义的最大可存取单位。一类或几类会计记录按一定的组织形式存储在适当的外部介质上，就构成了一个会计文件。

会计文件主要有会计凭证文件、会计帐簿文件和会计报表文件等等。在微机COBOL中，会计文件通常可采用顺序组织、索引顺序组织和相对组织三种组织形式建立。根据不同的需要，会计文件可采用顺序存取、随机存取和动态存取三种存取方式。