会议通知指会议准备工作基本就绪后，为便于与会人员提前作好准备而发给与会者的通知。它通常包括书面通知和口头通知两种形式。较庄重的会议以及出席会议人数较多的，宜发书面通知。书面通知的撰写格式由标题、正文、署名和日期三部分组成。标题可由发通知机关、会议种类和文种名称组成，也可只写“会议通知”或“通知”。重要会议的通知还应编发通知机关的发文号，日常性工作会议的通知则单独编发文号，临时性会议通知不编发文号。正文须写明会议名称、开会时间、地点、会期、议题、要求等。大中型会议及有外地同志参加的会议，还应写清报到地点、有无交通工具接送、需携带哪些资料和物品、可否带或带多少工作人员等。署名和日期包括发文单位和发出日期。有时须加盖发通知单位的公章。口头通知包括当面口头通知和电话通知，无固定程式。重要会议的通知，可拟出一文字稿，以保准确性。通知发出后要及时落实参加会议的人员，并报告会议主持人。
另一种是以书信的形式，发给有关人员，会议通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。 会议通知应包括会议内容、参会人员、会议时间及地点等。如果事情重要，还可以加上“某某某务必准时参加”。
为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：
各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，
市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。
会议定于6月18日在
南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。