扫描和光电变换
传真原稿是由光信号构成的文件或其它图像。如黑白二值的传真文件，是在白纸上加入黑色文字或其它表格、图形的结果。为在信道上传输，需要依次将原稿逐点、逐行变换成电信号，这一过程由扫描和光电变换器件完成。在传真机里，用光源照射原稿，当原稿上的反射光照射到光电变换器件上时，即把光信号变换成电信号，该信号的大小和入射光的强弱成正比。
信号处理 光电变换器件输出的电信号非常微弱，应予放大；光电变换器件的固有噪声，以及入射光的不均匀，原稿底色的深浅不同，字迹深浅不一致等原因，将造成原始电信号的失真，需对原始信号进行处理；为拾取小信号，实现数字化处理等，也需对信号进行处理。光电变换器件输出的是模拟信号。为实现数据压缩，减少传输时间，应对信号进行抽样和量化，然后根据信号的统计特性进行压缩编码，以削减信号中的冗余度。
调制和传输 传真机是在模拟电话信道上开通的，为实现频谱搬移，或使数字信号适于在模拟电话信道上传输，处理后的传真信号需经调制后才能送往信道。以往的模拟传真机广泛采用
幅度调制（AM）或
频率调制（FM），还有采用压缩频带的残余边带传输（AM-PM-VSB）技术的。数字传真机的编码数据无法经模拟信道进行传输，必须通过调制器实现数/模变换。文件传真三类机采用了V．27ter和V．29建议的调制器。在现代数字传真机中，发送过程是在机器控制系统的控制下按照CCITT建议的传输规程进行的，如三类传真机是按照建议T．30规定的传输规程进行传真发送的。