全宗内档案分类指的是按照
档案的来源、时间、内容和形式上的异同,将
全宗内的档案分成若干层次和类别,构成有机体系的一项工作。包括选择分类方法、制订分类方案和档案文件归类,以便确定
立卷、
编目和
案卷排列上架的具体方法。
按文件的产生时间分类 ,有 2种:①
年度分类法;②时期分类法,即把文件按照立档单位在发展变化过程中形成的不同时期(或阶段)分类,而在较长的阶段内又可按年度分类整理。
按文件来源分类,有3种:①
组织机构分类法;②作者分类法,即按文件的作者(机关或个人)分类;③通讯者分类法,即按与立档单位有来往通讯关系的机关或个人分类(收文按作者,发文存本和原稿按收文者)。
按文件的形式分类,主要有2种:①文件种类(名称)分类法,如帐册、
凭证、
报表等;②文件载体分类法,如影片、照片、录音带等。
以上诸分类法中使用较多的是
年度分类法、组织机构分类法和问题分类法,而单纯采用其中一种的比较少,大多是结合使用。
①年度-组织机构分类法,即首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分组织机构。这种方法适用于立档单位内部机构经常变化但不复杂的全宗,现行机关的档案采用较适宜。
②组织机构-年度分类法,即首先把全宗内档案按组织机构分开,然后在组织机构下面再分年度。这种方法适用于立档单位内部机构多年稳定或调整不大的全宗,一般多用于撤销机关的档案。
③ 年度-
问题分类法,即首先把全宗内档案按年度分开,然后在每个年度下面再分问题。这种方法适用于立档单位内部机构变化复杂,或由于机构间分工不明确、文书工作不正规等原因而难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构简单的全宗。