定额备用金是指物流企业拨给企业内部用款单位或职工个人在一定限额内周转使用的款项。在这种管理方式下，用款单位或职工个人根据需要申请一定数额的备用金,定额经审核后，一次性拨给申请单位或个人,用款单位或个人根据用款情况定期(或不定期)报销。

定额备用金的特点就在于定额。这个定额是由会计服务中心根据现金管理的要求和村集体经济组织的日常零星需要测算确定，支付后作一次备用金入账的会计分录，以后每次报账均不通过备用金核算。除非改变定额或取消定额或取消备用金制度，定额备用金一经预付，便成“定额”，每次报销支出只补充现金不涉及定额。

单位内部各部门或工作人员因工作需要建立定额备用金时，应填制“备用金借款单”，依照授权范围报有关领导批准，定额备用金保管人员签字交给出纳人员，经会计或稽核人员审核后由出纳人员支付现金。

定额备用金的使用范围，应当符合国家关于现金支出的有关规定。

定额备用金使用后，保管人员应及时或定期持取得的发票，到财务部门进行报销，以补足定额备用金。

定额备用金应在银行建立个人储蓄账户，或存放在保险柜中。

定额备用金应做到按月清查。

(1)由企业的会计部门根据企业内部各部门或个人日常零星开支的需要核定定额，拨付现金，供其长期周转使用，各部门备用金由专人负责。

(2)各部门备用金保管员根据经审核无误的支付凭证和规定的手续以备用金支付零星支出，待备用金快用完时，凭有关支付凭证到会计部门报销，补足备用金。定额备用金制度的特点是，使用部门或工作人员经常保持核定的现金定额，只有撤销定额备用金和调整备用金定额时，备用金定额才会发生变化。

定额备用金的核算可以在“其他应收款——备用金”账户中进行。账户的借方登记备用金定额的拨付数，贷方登记备用金定额撤销或调整时的收回数。为反映企业内部各使用单位领用备用金的情况，该账户还应按照使用部门设置明细分类账户。会计部门拨付定额备用金时，应根据使用单位或职工的借款单，借记“其他应收款——备用金(XX单位)”账户，贷记“库存现金”账户；根①也可以专设“备用金”账户进行备用金核算。据使用部门有关原始凭证报销费用，补足备用金定额时，应根据费用的支出用途，借记“制造费用”、“管理费用”、“营业费用”等账户，贷记“库存现金”账户；当使用部门不再需要备用金收回现金时，应借记“库存现金”账户，贷记“其他应收款——备用金(XX单位)”账户。

某公司于2004年1月1日起对总务部门实行定额备用金制度。

(1)会计部门根据核定的定额，拨付定额备用金l000元，以现金支付。作会计分录如下：

借：其他应收款——备用金(总务部门) 1000

贷：库存现金 　1000

(2)总务部门以备用金购入零星办公用品300元，支付市内车费等各种费用500元。备用金保管员持有效凭证到会计部门报销。会计部门审核后付给现金，补足其定额。作会计分录如下：

借：管理费用　800

贷：库存现金　800