审计访谈是内部审计师在
审计过程中为了获取有关
信息,与
组织中的职员直接进行的面对面口头交流,是一种重要的审计数据收集
技术。
审计访谈按照访谈过程的
控制程度划分为
结构性访谈和非结构性访谈,结构性访谈
需要事先设计、精心策划,有调查表或问题清单等书面资料,内部审计师对访谈过程实施有力的控制,常用于完成调查表或
流程图。非结构性访谈无需事先策划,过程自由,没有过多控制,常用于
审计初步调查。
可以直接得到反馈; 可以就复杂问题做充分调查; 可以得到更多细节; 可以短时间内反复交流; 有利于建立与
客户的友好关系。
口头信息不能直接形成
审计证据; 口头信息不如书面信息严谨; 口头表达错误没有机会更改。
一般情况下,经组织批准的
内部审计章程中都规定了对内部审计师的必要授权,其中包括审计执行主管及所有
内部审计人员可以不受限制地访问组织的所有
职能、记录、财产和职员。
但这仅仅是一种
制度保障,而能否充分利用这些
授权,高效地获得审计证据则是另外一回事,这其中的诸多技术因素会影响数据收集的
效率和效果。审计访谈就是这样一件让内部审计师感到棘手的事情。
内部审计师和客户存在很多
潜在冲突,尽管可以通过有效的内部审计
营销技术建立起内部审计师和客户的融洽关系,但是有些潜在的
冲突可能一直存在,并仍然需要内部审计师注意大量的访谈技术细节。
另外,审计访谈对内部审计师的个人
能力有一些特殊要求。因此,一次成功的审计访谈取决于以下两个方面:一是良好的内部审计营销基础,二是内部审计师良好的审计访谈技术。
首次会议的访谈是指审计项目组和客户管理层进行的第一次面对面
交谈,其目的在于说明
审计目的、
审计范围和要求客户协助的事项,并期望客户介绍情况以便对
审计对象有进一步了解。内部审计人员最好在会谈开始前事先发放内部审计
宣传手册,并结合已经致送客户的
审计通知书进行谈话,便于客户理解及会后阅读。
首次会面的访谈实际上还不是严格意义上的审计工作访谈,更多的是一种建立关系的接触和象征性的
沟通。当客户的最高主管参加会议时,审计执行
主管也应参加,这样有利于双方建立起融洽的关系。
审计初步调查时的访谈是为了了解
审计项目的总体情况,因此可能并没有经过正式的准备,而是随时就关心的情况做简短的会谈,会谈的场地也可能临时选择在调查地点,比如库房、
财务办公室等。但是,这时的访谈也要引起内部审计师的足够重视,事先应充分做好调查事项相关资料的准备工作并谨慎行事,避免产生不良印象,从而建立起客户对内部审计师的信任。
由于此时进入了主要的审计数据收集阶段,访谈的应用会比其他时间更多。此时访谈的目的有两个,一是为了获取
审计信息,尤其是希望获取关于重要问题的信息,或者希望印证其他来源的信息,二是就
审计建议同客户进行交流,这在双方存在不同意见时尤为必要。
在
审计报告发表以前,重大的审计结果应通过口头或书面形式提交给客户管理层,并召开审计终止会议加以讨论。会议前可以提交审计报告草稿,如果来不及拟出审计报告草稿,可以提交审计结果汇总表等相关
材料作为会议的讨论基础。
虽然内部审计师不是专职调查舞弊的专家,但是很多组织会要求内部审计师进行舞弊调查。还有的组织为了
预防职务犯罪及尽早发现舞弊
行为,规定所有职员定期参加访谈,而访谈工作的
组织往往由
内部审计部门负责。显然,与舞弊嫌疑人访谈或进行这样的“预防”访谈是一件很棘手的事情,需要特殊的访谈技巧。