对外正式行文，是机构对外办事时所发文件的称谓。它必须遵循行文规则。行文规则，就是行文中应遵循的规矩、要求和原则。它实际上是机关单位的组织关系原则在公文运行过程中的体现。

行文应当确有必要，注重效用。

各级行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。隶属关系前面已有说明。而职权范围，是指机关单位的职责和权力范围。“条条”(条条，是指从国务院到地方各级的业务主管部门，如国务院的各个部，省政府的各个厅、局，地市政府的各个处、局，县政府的各个局、科)一般不对“块块”(块块，是指各级人民政府)发指挥性公文，但可在业务管辖范围内向下行文。如，省政府各工作部门，如商业厅、高教厅等，不对各市、县政府发指挥性公文，但可以根据省政府的授权和有关规定，答复各地请示省政府的有关业务问题。属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

行政机关不能给军事机关发指挥性公文，同样，军事机关也不能给行政机关发指挥性公文，因为它们隶属关系不同。又比如，某一级政府可以给它下属的机关、单位发指挥性的公文，而下属机关单位则不能给它的上级机关发指挥性公文，因为它们虽有隶属关系，但职权范围不同。

党政要分开行文，该党行文的党行文，该政行文的政行文，该党政联合行文的就党政联合行文。党政机关一般不互相行文。这里所依据的便是“各自隶属和职权范围”的原则。

政府各部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。

一、下行文抄送规则

向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。所谓重要行文，是指有关撤换下级机关的主要领导人、增设重要机构、审批大型建设项目、进行重要的涉外活动的公文。规定这一条，对于下级机关来说，便于上级监督，避免在重要决策上出现差错；对于上级机关来说，便于了解和掌握下级机关的工作情况，统管全局，防止下面各自为政。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。如××干部学院，既受省××厅领导，又受省××局领导，省××厅给××干部学院行文，必要时应同时抄送省××局。这样做，利于增进了解、协调工作，既可避免重复行文，更可避免因不通气而产生误会、不协调甚至矛盾。

二、上行文抄送规则

上行文不得抄送其下级机关。受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明抄送机关和主送机关。