“市长信箱”是市政府通过网络密切联系群众、收集群众意见建议的重要渠道，是群众向市政府反映情况，提出意见、建议的一个重要方式，是市政府与市民、社会互动的一个重要途径。
信箱使用
一般情况下，来信均由市信访局网信科工作人员分发给政府相关职能部门办理。但一些敏感、尖锐或牵扯多个职能部门的重大问题，才会呈给市长本人阅处，并按照市长要求转给相关部门处理，继而直接答复来信人。
各级政府和市直有关部门收到市信访局转来的群众投诉件后（包括来信、传真、电子邮件），应在3个工作日内告知来信人是否受理，15个工作日内作出处理意见，并回复来信人。据介绍，工作人员收到群众来信后，将根据来信的内容，转发给有相关权限的部门处理。
在受理来信时，如遇到特殊情况，可以申请延时办结，最多可以延时30天。不予受理的，须向来信人说明原因；不属承办单位职能范围的，则由收件单位说明理由后，退回市信访局重新分发。
群众来信超过3个工作日未受理的，系统会自动发出蓝牌警告；超过12工作日未受理的，发出黄牌警告；超过30个工作日未受理或办理的，将发出红牌警告。出现红、黄牌的单位会被记录下来，并作为年终“公述民评”考核的一个依据，给予相应的扣分。市信访局网信科负责人表示，并不是所有信件都给予受理。一般情况下，各类投诉件如果没有投诉人名称、地址、联系方式或内容表述不清的情况，可不予答复。
据受理“市长信箱”的工作人员介绍，市民给“市长信箱”写信时，反映的内容要属实，并使用真实姓名和联系方式，以便相关部门及时处理，并在处理来信过程中联系来信人，尽快解决所反映的问题。市民的姓名和联系方式都是保密的，不会对外泄露，大可放心。
工作人员建议，市民不要在市政府门户网站里一信多投，以减少后台工作人员的工作量，避免重复劳动。
如何写信
（一）写信流程
（1） 认真阅读《注意事项》和《写信须知》。
注意事项：
1、为了保证“市长信箱”畅通，提高工作效率，更好的为写信人服务，请写信人认真填写表格，带* 项不能为空。请填写真实有效的联系方式，如需保密，会为写信人资料保密。
2、请写信人保存好信件编号及密码，以便查询办理结果。
3、写信人需承担因自己的信件内容而直接或间接引起的法律责任。
4、请写信人在发表信件时务必使用文明用语。对于含有不文明用语的信件，市长信箱将不予受理。
（2） 填写信件内容是整体发信流程中最重要的部分，也是写信人最关心的部分，在这里，写信人要填写信件的标题、内容和真实有效的联系方式，需要时可以上传附件。
（3） 重新填写是为了方便写信人如果对自己已填写的信件内容不满意，则可点击“重置”按钮清空全部输入内容，重新填写信件。写信人在确认自己所填写的信件内容无误后，可以点击“提交”按钮上传信件。
（4） 在点击“提交”按钮后，网页会弹出提示框，写信人需要记录好自己的信件编号，以便查询结果。在点击提示框中的“确认”按钮后，即完成了整体发信流程。
（二）查询流程
（1） 在市长信箱页面中点击左侧的“查询信件”图标，即可进入查询页面。
（2） 网站提供的查询方式有两种：
查询方式一：写信人输入信件编号和查询密码，点击“查询”按钮即可查询自己所写的信件。
查询方式二：输入信件的时间范围、处理情况、信件类别、转办部门、批示意见、信件来源、信件类型、搜索领域和关键字，点击“查询”按钮可以查询历年的公开信件。
（三）评论流程
写信人可通过输入密码，对该信件的办理结果进行满意度评价或选择填写相应的评论。
登录信箱
1.“市长信箱”账号需实名认证，注册时应当提供本人真实姓名、电话、地址、身份证号码，确保网上来信得到及时妥善处理。
2.输入正确的用户名、密码和验证码后，可开始写信或查询结果。
3.如网上来信内容属于信访事项，将导入“网上信访”渠道，按照《信访工作条例》有关规定受理、办理和答复。
4.2018年1月1日前注册的“市长信箱”用户需将注册信息补充完整，完成实名认证后方能正常使用“市长信箱”。
信箱制度
一、本信箱欢迎公民、法人或者其他组织在政治建设、经济建设、文化建设、社会建设等方面反映情况、提出意见和建议。对有合理诉求的初信、有价值的意见或建议，我们将督促责任单位在法定期限内尽快办理、回复。
根据《信访条例》规定，信访工作坚持“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”原则。提出投诉请求的，建议您先向依法有权处理的本级或其上一级行政机关提出。若有关责任单位应当受理而未受理，或未按规定办理时，再向本信箱反映。
检举、揭发行政机关及其工作人员的，建议您通过纪检监察渠道反映，提供具体的事实、证据或线索。此类事项适用纪检监察相关规定，网上不回复。
二、根据《信访条例》有关规定，以下来信可不予回复：
（一）姓名及住址、电话等联系方式不真实的来信；
（二）反映党委、人大、政协、法院、检察院及其工作人员职务行为的来信；
（三）反映的问题已经或者依法应当通过诉讼、仲裁等法定途径解决的来信；
（四）信访事项已经依法处理终结，不能提出新的事实或理由的来信；
（五）无实质内容的来信，以及不属行政机关受理职责的其他来信。
三、向本信箱反映问题，公民、法人或者其他组织应当做到：
（一）对注册信息及反映问题的真实性负责；
（二）写信时应说明请求事项、事实经过和理由，内容完整、表述清楚，就事论事、详略得当，不得歪曲或捏造事实，诽谤、诬告、陷害他人。同时请不要用链接网页或下载其他媒体报道的形式代替写信。
（三）请爱护市长信箱，勿故意发送空白信件、乱码、无聊文字等到信箱，更不要上传病毒、木马等攻击信箱。相同内容在部门或单位处理过程中请勿重复来信。
（四）请遵守中华人民共和国各项法律和规定，在来信中不发表含有侮辱、猥亵、色情、人身攻击和反党反政府的言论。
（五）向市长信箱发送扰乱公共秩序，妨害公共安全，侵犯人身权利，妨害社会管理的，由公安机关依照《中华人民共和国治安管理处罚法》等有关规定处罚；构成犯罪的，依照《中华人民共和国刑法》依法追究刑事责。