库存材料是指公司(部门)在日常经营活动过程中将要消耗的材料或物料,及以备出售的商品.
清查
在编制年度决算报告前要进行全面清查外,在年度中间还要分不同情况,对材料进行清查盘点,重点抽查或定期清查.当保管人员工作变动时,也要进行盘点,并据以办理交接手续.
库存材料清查采用实地盘点的方式,由资产管理部门会同财务部与材料管理人员共同进行,通过点数,过磅等实地盘点方法确定实存数量.在确定材料实际结存数量的同时,还应查明造成材料短缺,积压等方面的原因.
库存材料的自然损耗,应根据本公司(部门)的具体情况规定一个合理的损耗范围.对超规定的损耗部分,则应根据具体情况进行不同的处理,若超定额损耗的材料可查出有关责任人,则应由责任人负责赔偿,属于保险责任范围内的,应向保险公司索赔.
计价
行政单位库存材料虽然较少，但要根据工作需要设专职或兼职人员管理，每年至少清点一次。如发生盘亏、盘盈，应当查明原因，作为增加或减少当期支出的会计处理。
购入、有偿调入的库存材料，分别以购价、调拨价及其运杂费入账。材料采购、运输过程中的差旅费等不计入材料价格，直接作为有关支出处理。出库材料可以根据其实际情况，采用先进先出法或
加权平均法确定其成本。
核算
行政单位库存材料的核算，可通过“库存材料”账户。本账户属于
资产类账户，其借方登记入库材料的实际成本，贷方登记发出材料的实际成本，期末借方余额表示库存材料的实际成本。年终借方余额结转下年。该账户按材料的类别、品种等有关项目设置明细账，进行明细分类核算，并根据材料入库、出库单逐笔登记。
下面举例说明行政单位库存材料的核算。
【例】某行政单位发生以下业务：
1.某行政单位以转账支票支付购买备用的修理材料计15 000元，并以现金支付差旅费260元，材料验收入库。根据有关凭证编制会计分录如下：
借：库存材料——甲材料 15 000
贷：银行存款 15 000
借：经费支出——公务费 260
贷：现金 260
2.某行政单位修理设备领用材料价值5 000元，根据有关凭证编制会计分录如下：
借：经费支出——公务费 5 000
贷：库存材料——甲材料 5 000
3.某月对库存进行盘点时，发现甲材料盘盈600元，报经单位领导批准，作为增加库存材料减少当期经费支出处理。根据有关凭证编制会计分录如下：
借：库存材料——甲材料 600
贷：经费支出——公务费 600
4.盘点时发现库存材料乙材料短缺500元，报经单位领导批准，作为减少库存材料、增加当期支出处理。根据有关凭证编制会计分录如下：
借：经费支出——公务费 500
贷：库存材料——乙材料 500
检查
(一)库存材料数量的检查
库存材料数量的检查，一般应建立在实地盘点的基础上，审查企业是否存在账实不符的情况。企业账实不符的问题有两种，即实际结存数量多于账面结存数量，或账存数量多于实存数量。前者一般是由于外购材料验收入库但未办理估价入账；领用材料退库不办理退库手续；外借人材料未作账务处理；收发料计量不准，多收料，少发料，不报升溢；盘盈未入账等引起的。后者则是外借出、让售、自用、私分材料不结转或少结转材料数量，收料数量以少记多，发料数量以多记少造成的。
对上述问题检查时，应对大宗教材料和贵重材料采用实地盘点的方法。按实地盘点的数量与账面结存数量进行一一核对，如发现不符的情况应查明原因。属于料到单未到，沿估价入账或借入借出材料没进行账务处理的，应予以调整；属于升溢和盘亏的应分析具体情况，按规定处理；属于多转或少转材料成本应冲转生产成本或销售成本。对于其他材料一般可采用账盘法，以财会部门的明细账为主核对仓库的明细账和车间的保管账，同时与仓库定期报送的“材料收发存月报表”、“原材料清查盘点表”相核对，如有疑点或账账不符，应进一步检查有关凭证，查明问题分别情况处理。
(二)库存材料成本的检查
1.面长余额的检查。'
检查库存材料金额通常与检查库存材料结存数量同时进行。除了由于材料结存数量不实，影响库存材料的金额外，还会出现数量相符而金额不符的情况。这主要是：发出材料单位成本计价不这造成的。检查方法，是以材料明细账账面结存的单位价格，与该项材料按照有关计价方法计算的单价比较。计算公式如下：
库存材料账面单价=库存材料结存金额/库存材料结存数量
如果上项计算的结果是正数，说明压低了库存材料的成本，多转了发料成本应将其差额调整为借记“原材料”科目，贷记领料各部门的有关科目；如果是负数，说明少部门各有关科目，贷记“原材料”科目。
2.账面余额红字的检查。
对于余额发生红字的材料，原因是多方面的，有的货到单未到，未估计入账而材料已损耗；有的则因计量计价不实或因厣年盘盈材料未入账等原因造成的。检查时，应根据账面余额的表现形成，分析其可能发生的问题，分别处理。一般是：
(1)账面余额数量、金额都是红字。这种现象除因借用材料和货到单位未到等情况外，一般都是对生产发出材料计量计价偏高、多转发料成本所致变色镜转成本的计算公式为：
多转发料成本=材料单价×库存材料实际数量+账面结存红字金额-借入、应估价入账材料金额
账务调整为借记“原材料”科目，贷记“本年利润”科目。做到账实相符。
(2)账面数量是蓝字，金额是红字。同样属于发料计价偏高多转成本的现象，计算调整同上。
(3)账面数量结存是红字而金额为蓝字。属于发料计价偏低少转材料成本的现象。当查明该项材料确无库存时，应将数量红字冲销，并将全部蓝字金额转入生产成本或调减利润。
3.材料盘盈盘亏处理的检查。
在核定企业盘点表之后，还必须检查企业盘盈盘亏的处理情况，这是审定盘点表的又一项重要内容。企业盘点时发生的盘盈盘亏，按照制度规定，先按实际盘点数额调整材料账户，并作待处理财产损溢处理，同时报请企业领导或上级部门审批，经批准后，根据批准规定进行账务处理。但在执行过程中，往往发生盘点和入账、规定和处理不相一致的问题。因此，在检查时，必须注意以下几点：
(1)库存材料盘盈的检查。对其贷方对照“材料盘点报告表”，核对盘盈材料是否如数入账，有无出入；以其借方对照上级批准处理材料盘点的批件，查看企业有无不经批准或不按批件处理，以及违反规定擅自处理的问题，如长期挂账不处理(表现为借方无发生额)，或转和“
应付福利费”等。
在“待处理账产损溢——流动资产损溢”账户与“材料盘点报告表”对照时，如果发现“材料盘点报告表”中有盘盈材料，而在“待处理财产损溢”账户中的贷方没有反映出盘盈数额，在这种情况下，就要审查分析，确定有无将盘盈材料金额有直接记入“应付福利费”账户或持在往来结算账户的问题。对此，应将其发生额从原入账账户中转出，作为利润的增。若存货按计划成本计价，盘盈盘亏的存货需分摊成本差异，使：“待处理财产损溢”科目反映实际损溢。
(2)库存材料盘亏的检查。即以其借方对照“材料盘点报表”，核对盘亏和损毁的材料数额有无出入，以其贷方对照审查上级批准处理材料盘点的批件处理，以及违反规定擅自处理的问题。发生盘亏和毁损的库存材料，批准以前先结转到“待处理材产损溢”账户的借方，批准以后，再根据造成亏损的原因，分别以下情况进行账务处理：
Ⅰ属于自然损耗产生的定额内合理的亏损以及日常收发计量上的差错，经批准后即可转作管理费用，借记“管理费用”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。
Ⅱ属于超定额短缺以及库存材料毁损形成的亏损，能确定过失人的应由过失人负责赔偿，属于保险责任范围的，应向保险公司索赔，扣除过失人或保险公司赔款和残料价值后，计入管理费用，借记“管理费用”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。
Ⅲ属于非常损失所造成的存货毁损，扣除保险公司赔款和残料价值后，计入
营业外支出，借记“营业外支出——非常损失”科目，贷记“待处理财产损溢”科目。
(3)审查盘点表的计价。将盘点汇总表与“原材料”、“产成品”、“产成品”等明细账对照，核对计价使用的单价是否正确。对于盘盈时压价，盘亏时抬价，虚亏短盈，以盈补亏和自行削价、擅自报损等问题，均据这调整，增加利润。