接收函通常是指具有人事接收权的单位同意接收毕业生而出具的函件。人事关系转移的一种，计划经济制度时期极其重要的个人人事转移手续。
计划经济时期，单位分有人事接收权单位和无人事接收权单位，只有有人事接收权的单位才能发接收函，无人事接收权单位不被允许发接收函，需要上级主管单位或者委托
人事代理部门才能发函（一般只有党委机关、政府单位及事业单位和国有企业才有人事接收权）。
接收函即为将拟调出人的全部人事关系（档案、户口、党组织关系、团关系等）从无隶属关系的一个单位调至另一个有人事接收权单位的函件，接收函有特定格式书写，一般各个部门有自己规定格式书写，就像政府所下发文件一样都有既定格式。
简言之，接收函即是新接收单位同意接收并将个人的隶属人事关系从原单位转入新单位的证明。但是，社会上对接收函有个普遍的误解，认为接收函即是调档函，而且如今社会上普遍以调档函统称一切档案转移手续。其实调档函和接收函是有出入的，接收函是已经同意接收个人人事的证明函，而调档函就不一样了，调档函有可能并未同意接收而先调档以待审批，核实，或审阅，待审核后合格方同意接收。举个最简单的例子，如今考公务员和研究生，研究生和公务员都发调档函，有些人就认为自己已经被单位录用或录取了，其实不一定，这个时候将个人档案先商调过去审核，如果有人政审或其他条件未通过仍有可能退回原单位，严格意义上说此时调档函只是一个商调函，当然如果审档后同意接收了也就成为接收函了。因此调档函和接收函有既定接收和未定接收（审档后确定接不接收）之分。经常接触可以发现很多单位发的调档函都叫商调函，考研和公务员录取也一般为调档函，很少直接发接收函的。