文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于一种文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆的一种过渡性档案管理机构。

文件中心最早诞生于第二次世界大战时期的美国。当时美国一些军事机关把利用率较低的非现行文件移出办公室单独保存，逐渐形成一种独立的机构，称为文件中心。战后各政府机关因档案文件大量增加,机关本身无法容纳,纷纷要求向国家档案馆移交,而国家档案馆亦无法容纳。为解决这个矛盾，联邦政府1952年决定在全国划分档案区，建立了14个联邦文件中心，其中两个是全国性的、12个是地区性的(见美国档案事业)。此后欧洲一些国家也成立了类似的机构，名称不一。如英国的海斯中间档案馆、法国的枫丹白露现代档案城、苏联的联合机关档案馆和跨机关档案馆等。在美国，除联邦文件中心外，还有本机关的、州的、甚至以赢利为目的的商业性文件中心。

建立文件中心的理论根据是文件生命过程三阶段论：现行阶段，也叫文书处理阶段，由文件形成单位自行保存；半现行阶段，也叫休眠阶段，由文件中心保存；非现行阶段，即销毁或永久保存阶段，按规定的保管期限由各机关自行销毁或移交档案馆永久保存。

文件中心所保管的文件属原形成单位所有，保持原来的顺序和标记，只供原形成单位使用，其他单位未征得原形成单位同意不得利用。文件一旦从文件中心移交到档案馆，就成为公共财产，可在解密后向公众开放。

建立文件中心可使政府机关或私人企业的办公室摆脱大量非现行文件的沉重负担，提高工作效率，降低文件保管费用，并保证有永久保存价值的文件得到妥善保护和最终移交档案馆。但也有少数档案工作者不赞成，认为有了文件中心会拖延对文件的鉴定和向档案馆的移交，不利于档案利用。