文件生命周期理论，对文件从产生到最终销毁或永久保存的整个过程进行研究后形成的理性认识。又称“文件生命周期概念”。

术语介绍

文件生命周期理论认为：文件从其形成到最终销毁或永久保存，是一个完整的生命过程；这个完整的生命过程依据文件的价值形态和作用方式可以划分为不同的阶段；每一阶段的文件由于其功用和价值的特点而与特定的保管场所和管理方式之间存在一种内在的联系。这一理论的特征是从一维的、线性的角度讨论文件运动。文件生命周期理论起源于对现代文件的特点及文件中心实体发展原因的研究。美国档案学者P.布鲁克斯1940年向美国档案工作者提交了一篇题为《我们应当保存什么文件》的报告，其中首次提出了“文件生命周期”概念。1950年，伦敦大学教授M.艾利斯在第一届国际档案大会上首次提出文件生命的“三阶段论”，把文件的生命过程与文件的保管场所对应起来。阿根廷档案学者曼努埃尔・巴斯克斯1982年出版的《文件的选择》和1987年出版的《文件生命周期研究》两部著作，把文件的价值属性、运动阶段、保管场所和管理方式等诸方面联系起来探讨，指出文件生命周期理论存在的意义并不仅仅是为了给文件中心以理论支持，更为重要的是发现了文件的价值形态是文件生命阶段表现的决定性因素。研究文件生命周期理论对国家和军队档案工作的意义主要表现在：①为文件管理和档案管理奠定了理论基础。从“大文件”的概念观察，文件与档案是同一事物的不同发展阶段。“同一事物”是根本，决定了基本理论的相通；“不同阶段”是特点，决定了具体做法的区别。②为文件、档案的一体化管理提供了理论依据。由于文件和档案之间具备的密切关系，因而完全有必要把文件管理和档案管理当作一项统一的系统工程来抓，使原来相互独立的，又在具体环节上重复交叉的两个管理系统，在工作制度上协调统一起来，保证文件管理和档案管理的高质量。文件生命周期理论在电子文件时代有两个突出的主题：①全程管理理念。文件从产生到销毁或转化为档案是一个完整的运动过程，其运动特点是各阶段之间的界限日趋模糊，使得机关内文件和档案的联系越发明显，对这一过程实行全程管理就更为必要。②前端控制理念。电子文件的前端延伸到了电子文件管理系统的设计阶段，前端控制主要表现为对电子文件管理系统的设计阶段实施有效控制，尽可能把电子文件全程管理的所有要求体现在系统之中，设计出功能合理的文件管理系统作为管好电子文件的先决条件。文件生命周期理论是档案管理的基础理论之一，对于军队档案管理实践具有指导意义。

发布者：中国军事百科全书编审室