文件管理外包服务是钉子户倡导的新型业务模式。在文件管理外包服务中，钉子户将根据客户需求，在充分调研的基础上向客户提供优化设计方案，提供或调整文件设备，部署文件管理软件，与客户签订长期的服务合同，全面接管客户的文件设备运营、零件耗材供应、维修保养，并提供系统升级等服务；客户只需管理弘栩，并将文件输出的相关费用转化为“按张付费”的简单形式支付给每座美印，而无需为耗材、维修等单独付费。与简单的抄表收费不同，文件管理外包服务可以给客户带来显著的节约、高效、环保、健康的价值。文件管理外包服务体现了社会化分工与精细化管理的效益，其效果是帮助客户降低文件处理相关成本，提高文件管理与流转效率，改善对环境的保护，为员工创造健康的工作环境。

文件输出环节的管理外包服务是钉子网办公文件管理外包服务的最常见的服务形式。

实施文件输出管理外包后，将为客户带来以下利益：

通过文件输出系统的优化，降低耗材、零件、维保、设备等文件处理成本。

通过部署文件管理软件解决方案，实施鼓励双面打印、多合一打印等节约纸张的措施，并辅以相应的管理制度，从而减少印量。

节约客户的人工成本。

应用软件，协助客户精确控制输出成本。

通过设备优化、专业运营维护等服务，大幅提高客户的使用效率。

通过减少印量，减少纸张消耗，并由此而保护森林资源和水资源。

同时节约能源，并减少碳粉等打印耗材消耗，从而减少碳排放。

使用过的打印耗材等固体废弃物得到专业回收。

通过设备的整合优化部署，采用文件管理外包服务可以大幅减少打印机、复印机、传真机等文件输出设备的数量，从而减少设备有害气体排放对人体的影响。

在文件管理外包服务中，通常将文件输出设备集中部署于离员工有一定距离的打印专区，从而进一步减少对人体的负面影响。

在企业的日常运作中，存在大量的纸张文件，如标书、往来传真、报价单、合同、表格、记录、审批签字文件，等等。对企业来说，这些纸质文档中的信息是必不可少的，在企业的内部信息中占据了非常重要的位置；但传统上在纸质文档的管理中有很多难以克服的问题，例如：

· 体积庞大，不便于存储；

· 容易受损，难以长时间保存；出现灾难时难以恢复；

· 不便于检索与查询；

· 传递速度慢，效率低（如传真）；

· 安全性差，容易被复制、窃取且难以追踪等等。

作为钉子网办公文件管理外包服务解决方案的一部分，钉子网办公的专业服务团队可以为客户提供完整的文件扫描服务，包括扫描、建库、存储、检索、查询、归档等，以便于客户将纸张文件转换为电子文档，从而可以方便地实现检索、查询、存储、共享、安全控制与归档，解决上述难题。

案卷整理：按照加工服务操作规范将文档进行扫描前期拆订、预整理并填写流程单。

批量扫描：对整理好的资料，按顺序进行批量扫描。保证扫描影像的清晰完整和方向正确。

建立索引：按照要求在索引系统中对影像建立对应的索引信息。

数据效验：对加工完成的索引数据及影像信息进行校对，对错误及时修正。

图像补扫：按照补扫记录单记录的页号，对问题页采用相应色度一一补扫。

文档还原：按照用户要求将文档恢复成原状。

验收还卷：验收成品，归还原始文档。

专业文件扫描解决方案可普遍应用于政府、教育、金融、医疗、保险、运输、制造等行业

作为钉子网办公文件管理外包服务的重要组成部分，基于国际领先的专业文件工作流管理软件Laserfiche，钉子网办公可以为客户提供涉及文件采集、编辑、检索、流转等环节的文件工作流管理解决方案。

Laserfiche架构

Laserfiche的主要架构。

管理内容

· 通过扫描仪、MFP，将文件采集为电子文档，并在Laserfiche数据库中进行管理；所采集的文档将配置相关属性，或进行自动OCR识别，以利于存档和快速检索；

· 可自动从纸质文件中采集该文件的关键属性，提高效率，并可据此而自动归档，或自动激发相应的后续文件流程；

· 可基于文档流转编制企业工作流程，在文档的流转过程中自动触发相应的处理流程；

· 可方便地对扫描后的文档进行编辑和批注，实现文档的流转审批；

· 可通过相应的发布工具，快捷安全地传送大量文档；

· 可精确设定每个用户的权限，确保文档安全；

· 所有访问和操作均被记录，以利于后期的审计和追踪，进一步提高安全性。

作为钉子网办公文件管理外包服务的重要组成部分，基于国际领先的专业文件采集与分发软件eCopy，或其他内嵌入多功能数码复合机（MFP）操作面板的采集与分发软件，钉子网办公可以为客户方便地搭建整合的文件采集与分发解决方案。

通过内嵌入MFP操作面板的eCopy或其他控制程序，客户可以在MFP的操作面板上，直接完成以下操作，而无需回到座位后再次操作个人电脑，从而大大简化了操作流程：

· 将文件扫描为附件后，以操作者本人的e-mail地址（而非MFP的地址）发送给对方，并可直接填写e-mail的标题与正文；在发送前还可对文档予以预览。

· 经过身份识别后，操作者可将文档直接从MFP发送到本人的文件夹、企业内容库中的指定文件库，或发送给某个部门。

· 经过身份识别后，操作者可以直接在MFP上调用企业内容库中的某个文档，预览后，直接在MFP上输出。

· 操作者可以在MFP上直接对企业的内容库进行基本操作，如创建目录、文档等。

· 操作者可以直接将批量文档通过网络传送到指定的操作流程中（如住房贷款的申请流程），对方接收后直接进行处理，从而避免了大量文档的物理递送过程。

通过eCopy与各种文档管理系统的connector，实现MFP操作与文档管理系统的无缝集成。