档案检索工具是记录、查找、报道档案材料的手段，管理和利用档案的工具。档案检索工具的种类很多，可按编制方法、信息处理手段、收录材料范围、作用等不同的标准进行分类。按编制方法可分为目录、索引、指南。
档案目录是由许多条目组成的有机体，也是档案馆(室)检索体系的主要部分。常用的有分类目录、专题目录、
全宗文件目录、案卷目录等。索引是将档案中的各种事物名称、
档号或存址等，按照一定顺序加以编排的一种检索工具，如人名索引、地名索引、文号索引。指南是以文字叙述的方法，综合介绍档案情况的一种书本形式的工具书，如
档案馆指南、
全宗指南、
专题档案指南等。档案检索工具必须具备存储档案材料线索和提供查找途径的职能，并以档案信息存储丰富、检索迅速准确、方便实用为衡量质量的主要标准。
档案检索系统是将已整理好的档案经过
著录和
标引，按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息,通过多种途径集中和积累起来,以备人们按照不同的特定要求，从中检出所需要的档案。为了开展档案检索服务，必须建立相应的检索系统。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和机械检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，使用方便，成本较低。机械检索系统是使用电子计算机等存储在
磁带、
磁盘、
磁鼓，以及缩微
胶卷(片)中的档案线索。为了扩大档案检索系统的存储范围，提高检索效率，实现档案检索的标准化，中国已制定了
《档案著录规则》、
《中国档案分类法》、
《中国档案主题词表》等标准，作为著录与标引的依据，纳入档案检索系统的组成部分。
档案的查找,即根据需要，通过有关的检索手段,查出并提供档案信息，也称档案检索服务工作。检索的过程和方法,主要有下列几个步骤：①分析利用要求;②选定检索工具,确定检索途径和方法,如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；③按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；④通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。
自然语言是人们日常生活与工作交往中使用的语言，即使是在同一种语言中，由于不同时代、不同地域的人表达事物有不同的习惯，也有许多一词多义和一义多词的现象。这种现象如果出现在检索过程中，就会造成匹配误差，降低查全率和查准率。在计算机检索中，这一问题更为突出。例如对文件标引时使用“
电子计算机”一词，查找时却使用“电脑”一词，如果不加以人工的或自动的转换，两个词便无法匹配，从而造成漏检。又如，如果对“精神”一词不加以限定，那么使用这个词进行检索时，查找出的文件可能包括哲学、精神文明建设以及医学等几个方面，对于特定的利用需求来说会造成一定的误检。检索语言通过各种方法对自然语言加以严格规范，达到一词一义的效果。