照片档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。

照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。

传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。我们通常所说的照片档案是指传统照片档案。

传统的照片档案是由底片、照片及文字说明构成的。

一、底片。底片分为原底片和翻版底片。原底片是指照片在形成过程中，最初产生的底片，它是照片档案的原始材料，也是照片档案中的重点部分。翻版底片是为了保护原底片，重新翻拍照片而形成的底片，又称为复制底片。作为一般单位，大多保存的是原底片。而重要的、非常珍贵的照片，应同时形成或保管原底片和翻版底片。

二、照片。是通过底片洗印而成的，与被摄对象是一致的。归档的照片档案除有底片外，还要有照片。照片易于辨认，是照片档案的重要构成。

三、文字说明。是照片的题名、文字补充和说明材料。一张照片，如果缺少文字说明，再珍贵，其使用价值也大为逊色。尤其是历史老照片，由于事过境迁，后人无法辨认和了解，将不能准确地揭示和表达出事物的本来面目。所以照片和文字说明是相辅相成，互不可分的整体。

照片档案的收集范围

1、反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的资料；

2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的资料；

3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的资料。

4.涉及本公司权益的资料。

5.其它单位形成的与本公司有关的重要资料。

6.其它具有保存价值的资料。

收集时间

1、照片档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档；如有特殊情况可以适当延长归档时间。

2、归档对口部门档案部门应随时收集零散的具体保存价值的照片资料

照片档案的编号

照片档案分为二类，一类为工程类，一类为综合类。两类档案档号构成方式不同。

1、综合类排列编号方法：按照形成年度、张号分别排列装册，一年一个流水号。

档号由声像档案代码、档案类别代号、年度、张号组成。

2、工程类由一级类目代号、二级类目代号、项目代号、张号组成，用“-”连接。

3、同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式：全宗号-流水号。

4、录音带、录像带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。

5、编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为(档案形态)档号/(档案形态)档号。

文字说明的编写

1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。

2.编写文字说明的要求：

(1)准确揭示档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全；

(2)照片的自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。(3)文字简洁、语言通顺；

(3)时间用8位阿拉伯数字表示。

备注：

目录：

1、照片档案：照片整理时，应注明拍摄内容、时间、地点、人物等。

卷内目录如下：

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