管理信息系统是包括信息收集、加工、传送、交换、处理和存储等技术手段在内的现代化信息技术和科学管理组成的涉及多学科和技术的复杂系统，这就要求系统从设计和建设开始，就注意到上述备环节的标准化问题。因为系统标准化是实现资源共享、进行科学管理的重要前提，如果标准化工作没有做好，将使系统内部混乱，无法实现资源共享和网络互连，这不仅给人力、物力、财力带来巨大的浪费，给系统建设带来无穷后患，而且会使系统建设归于失败。
统一文件格式是信息标准化体系的一个方面，统一文件格式包括两个方面。一是现行管理业务的文件格式，包括台帐、卡片等，这是重要的基础工作之一。二是计算机管理的文件格式，这种文件格式将在系统设计时给出。
文件管理软件不仅能实现纸张和数字文件的无缝切合并，还能把word，excel，powerpoint等不同应用软件生成的文件、图形、图像以及扫描得到的文件等轻松转换成同一个文件，以便于用户进行统一管理。用户只需要打开文件管理软件的窗口就可以浏览、处理各种格式的文件，而不必逐一打开相关的程序，减轻用户的工作强度。
数字图像在计算机中通常以文件形式存储。图像必须按照公认的数据存储顺序和结构进行存储，这样，才能使不同的用户可以用统一的文件格式来对图像进行读取操作，实现数据共享。换言之，图像存储的格式必须按照公认的标准进行，以实现图像数据间的共享。
现有的图像文件格式已经达到数十种之多，它们一般由相关公司、科研机构、标准化组织等开发、制定。广为流传的图像文件格式包括
RAW、
BMP、
PCX、
GIF、
TIFF、
PSD、
JPEG、
JPEG2000、
DICOM等。
国际上，主要通过建立审稿委员会制度、规范的引文格式、完整而科学的评价标准等手段，强化科技期刊网络化的质量控制。针对我国科技期刊网络化过程中的质质量问题，可以通过开办读者论坛、建立国际标准网络出版号、借助发行学术期刊的服务器等手段强化，对科技期刊网络化经营的质量指导和控制。在加强质量控制的同时，为了便于渎者检索阅渎，提高服务质量和效率，须统一文件格式，逐渐形成科技期刊网络化统一文件格式。