设备管理资料是指管理处在设备日常管理工作中形成的重要设备管理资料。

(1)所有资料案卷应集中归类存放在工程部，并标示清楚。

(2)设备管理所涉及的一切资料、记录由相关部门按“文件与记录管理规范”负责管理。

设备管理资料工作主要是指设备的台帐、卡片、档案等的建立和管理。它所提供的资料反映了每台设备的使用及变化情况，同时，通过对这些资料的归纳、整理和分析，可以总结出设备技术状况变化和零部件磨损的规律，从而可针对性地提出维修方案，取得满意的维修效果。

1．设备台帐的建立及其管理

(1)设备台帐的概念及建立

设备台帐是指为汇总反映各类设备的使用、保管及增减变动情况而设立的设备登记薄。设备台帐的建立应注意以下几点：

①设备台帐应在设备分类和编号的基础上，由没备管理部门为主，会同企业财务部门共同建立；

②设备台帐的主要内容有：设备编号、名称、型号、规格、复杂系数、制造厂、制造日期、进厂日期、使用单位、原始价值、折旧率、使用年限、动力配置、随机附件等；

③设备台帐按设备的使用单位和类别设置帐页；

④设备台帐一式三份，由设备管理部门、使用部门、财务部门各执一份。

(2)设备台帐的管理

①不同部门的设备台帐由不同人员负责管理，即设备管理员负责设备部门的设备台帐，使用单位设备员(机械员)负责使用部门的设备台帐，会计人员负责财会部门的设备台帐；

②每年度开始时，将设备的年初实物数和金额等，按台帐规定内容入帐；每月根据设备变动凭证按台帐有关内容入帐；并结出月末设备的实物量和金额；

③设备管理部门、使用部门和财务部门将设备台帐定期进行核对，做到帐帐相符，以免发生差错。

2．设备卡片的建立及其管理

(1)设备卡片的概念及建立

设备卡片是指为反映和研究每台不同性能和用途的设备使用变化情况，并记录其主要技术特性而设立的登记卡。设备卡片的建立应注意以下几点：

①设备卡片在设备分类和编号的基础上，由设备管理部门为主，会同企业财务部门共同建立；

②设备卡片的主要内容有：设备的类别、编号、名称、规格及型号、主要技术参数及性能、使用单位、使用日期、购置年月、使用寿命、原始价值或重置完全价值、折旧率、大修理费用、大修次数、大修理间隔期等；

③设备卡片按照每一台设备而设置；

④设备卡片应按设备统一分类编号顺序编列号码，以免重复，便于考查；

⑤设备卡片份数一般为一式三份，分别由设备管理部门、使用部门和财会部门管理。

(2)设备卡片的管理

①为便于查找，宜将卡片做成活页，并存放在卡片箱或卡片夹内；

②企业增减设备时，应根据有关凭证增减设备卡片；

⑧企业租出设备时，应登记租用单位和起止时间于卡片内，并将卡片单独保管；

④设备管理部门、使用部门、财务部门应定期核对设备卡片。

3．设备档栗的建立及其管理

(1)设备档案的概念及建立

设备档案是设备从计划、设计、制造、购置、安装、使用、维护、改造、更换直至报废中所形成和有保存价值的图纸、图表、文字材料、照片、数据等文件资料。凡有条件的企业，其设备管理机构都应建立设备档案室，配备专门或兼职人员保管档案。每台设备建立一个档案袋，主要内容包括：①自制设备的设计、制造过程巾产生的资料；②外购设备进厂后，开箱验收过程中所收集的资料；⑧设备安装、试车、验收过程中所产生的技术文件；④设备投产过程中所产生的技术文件；⑤设备使用及维修过程中所产生的技术文件；⑥设备改进、改装和报废过程中所产生的技术文件；⑦设备封存单及启封单；⑥精、大、稀设备操作人员及其变动记录。

(2)设备档案的管理

①设备档案集中由档案室统一管理，保证档案资料完整、准确、系统地使用；

②制订有关设备档案的借阅、查阅、补充、修改等管理制度；

③设备的维修保养等有关资料应规定专人按规定项目登记入档；

④设备调出时，与该设备有关的资料随同转交；

⑤企业的重点关键设备以及精、大、稀设备等的原始资料应重点建立档案袋。