说明理由，是指行政活动的程序规则。行政机关在作出决定时必须说明理由，即作出行政处理的法律原因和事实原因。法国于1979年7月11日制定“行政行为说明理由和改善行政机关和公民关系法”。明确规定两种行政决定必须说明理由：（1）对当事人不利的具体行政处理，如限制当事人的公民自由，给予惩戒制裁以及取消当事人的权利和利益等。（2）对一般原则作出例外规定的具体决定。但不适用以下几种行政决定：（1）普遍性行政决定，如制定行政法规的行为。（2）不损害当事人利益的行政决定。（3）适用一般原则，不构成例外的行政决定，因为这几种例外情况不影响公民的权利和利益。

另外，在下列情况下可以暂时不说明理由或者不说明理由：（1）情况紧急，没有时间说明理由。（2）不说明理由认为是拒绝当事人的请求时，也不需要说明理由。（3）法律规定保密的事项，如国防机密等，行政机关可以不对当事人说明理由。