质量管理软件是一套制造企业用于质量管理与规范而实施的软件系统，质量管理软件能有助于企业质量操作符合某种认证要求的操作规范，有助于企业所提供的产品（服务）能符合质量要求，质量管理软件包括从产品设计、制造、检验、品质分析与产品售后为一体大型系统，为企业满足某种强制规范提供了可操作的平台，为企业的产品设计人员、制造人员、检验人员共同搭建的一个系统，能满足企业对产品设计、产品制造、产品检验、产品实验、产品追溯等一系列操作提供数据分析的要求。
由于各个软件厂商对各自功能模块的划分没有统一的标准与要求，所以质量管理软件的功能只要能包括“
产品信息、产品库存、产品工序工艺、产品制造、
原材料采购、产品销售、生产设备管理、实验室管理、检验
人员管理、检验方案、
品质检验、产品试验、检验分析、检验整改、产品追溯与
产品召回、产品售后”其中一部分的内容即可，但不能少了检验部分和产品、制造、检验三者关联的部分，并要能满足企业所接受的强制认证要求的部分。 按照一般的功能模块划分可以划分为产品
信息管理、
存货管理、销售管理、采购管理、生产管理、设备管理、实验室管理、
品质管理、售后管理等模块，质量管理绝非仅仅检验，或者常说的批检、巡检、
首检、自检等，质量管理是对只要影响产品质量的各个环节都要管理，比如车间的环境要检验温度、湿度、洁净度、压强等，生产设备、检验设备、实验设备的保修与效验，产品的存储于运输保养，材料的品质保证，实验室的结论，检验项目于抽样设置只不够使质量部门主要的工作罢了。
质量管理软件应该包含对原材料的进料检验，产品制造前对设备、车间、工具、量具、试验场地、生产场地环节的检验与效验，
在产品生产过程中对产品需要检验的工序进行定检、
巡检、
首检、自检，并完全按照系统设置好的检验项目检验以及
抽样方案来自动得出检验结论，生产完工时的入库检验，发货检验，包装检验，军工企业要设置军代表下厂检验，换货、退货检验，代验，自检检验，二赛检验，复赛检验，委托检验等类型的检验。
质量管理要秉着实事求是，不能完全由人为干预检验结果，如是人为干预结果那就失去了质量监督的意义，比如有实验记录的应该是由实验记录自动判定结果。制造的合格率、检验的合格率甚至是检验的品均质、标准偏离值、绝收阀值、失效数都应该是判断检验结论的有力依据。 检验特殊事件的处理应该符合规定并有记录，比如一位特殊情况的需要而对某批次不合格产品放行，那应该有放行记录，并记录放行的原因，谁放行，经过了哪几级的签署，如是军工企业至少要签署到军代表。
检验项目的设置于修改，
抽样方案的设置于修改，质量整改记录的订立与修改等所有数据必须详尽而方便查阅，各种签署流程的文件的关联即要快速又要求准确。
质量管理软件的抽样方案必须能满足具体的认证要求，比如是按照什么样的检验水平，是正常检验还是加严检验，是一次抽样还是七次抽样，
aql值是多少，或者是艳照固定数量0失效还是固定比率抽样10%失效等等情况，这是
质量管理系统所必须满足的功能。
质量管理软件与质量认证体系相互没有冲突，即便有冲突也是预算上的冲突，而不会出现质量管理软件碍于质量认证体系也不会出现质量认证体系碍于质量管理软件，质量管理软件与质量认证体系二者是从不同方面来有助于企业质量能力的提升。当然前提必须是选择好的质量管理软件，找好质量认证机构。
选择质量管理软件应该要结合产品、制造和检验三大要素，因为三者构成了企业核心内容。如果单纯的只是记录检验单方面的内容其效果要比将“产品”、“制造”、“检验”相结合的大型系统的效果差，但具体的还需要企业结合企业自身的需要和预算来执行。 质量管理软件的流通性是很低的，还没有那一款软件产品能满足所有企业的需要，很简单每个企业的检验项目和
抽样方案都不同，最主要的是抽样方案所适合的具体情况也不同，所以选择质量管理软件应该是要寻找专业的软件产品，并专注于质量管理与
制造管理方面的软件。