软件规格是指经可行性研究后，对要求解的问题重新进行描述，使之更能准确地反映实际业务流程，导出并评价可供选择的解法，推荐行动方针，草拟出项目开发计划。项目开发计划是根据用户提出的功能和性能要求、开发时间和费用的限制而制定的，它要说明该项目需要的硬、软件资源，开发人员的层次和数量，项目开发费用的估算，开发进度的安排等，并把这些结果以文档的形式表达出来，从而形成软件规格说明书。

（1）用户和软件开发人员之间的合同；

（2）开发人员进行设计和编程的依据；

（3）软件工程项目验收的依据。

软件规格说明书应该完整、一致、精确、无二义性，同时又要简明、易懂、易修改。如“系统查询等待时间很短”，是含糊不清的描述，验收时无法检查，而“查询等待时间不超过5秒”就是精确的描述，验收时就可检查能否达到这个要求。

软件规格说明书要求用户要能看得懂，并且还能发现和指出其中的错误，因此尽量少用或不用计算机领域的概念和术语。由于用户是来自各个部门的有关人员，他们可能提出相互冲突的要求，这就需要协调和解决这些冲突。

软件规格说明书作为产品需求的最终成果，必须具有综合性，包括所有的需求。

（1）引言：用以阐明编写需求说明书的目的，指明读者对象、项目背景、列出文档中所用到的专门术语的定义和缩写词的原文及参考资料。

（2）任务概述：主要包括目标、运行环境、条件和限制。

（3）数据描述：主要包括数据流图、数据字典、系统接口和内部接口。

（4）功能需求：主要包括功能划分和功能描述。

（5）性能需求：主要包括数据精确度、时间特性和适应性。

（6）运行需求：主要包括用户界面、硬件接口和故障处理。

（7）其他需求：如可实用性、安全保密、可维护性和可移植性等。

软件需求规格说明书的特点有正确性、无歧义性、完整性、可验证性、一致性、可理解性和可追踪性。