在美国、加拿大以及马来西亚、印度、印度尼西亚、阿尔及利亚等一些国家，由于实施国家档案馆集中统一管理的形式，均未设置部门档案馆。而有些国家如日本、巴基斯坦、瑞典、芬兰、丹麦、苏联、波兰罗马尼亚法国、意大利、西班牙等，除国家档案馆外，根据某些特定机关的职能和形成档案的特殊性，为了国家安全保密或管理上的特定需要，单独设置了一些不同的部门档案馆，如外交部档案馆、国防部档案馆、内务部档案馆等。在苏联则称之为受国家委托保管苏联国家档案全宗文件的“苏联部门国家档案全宗库”，如苏联地质部全苏地质全宗库、苏联国家标准委员会全苏标准和技术条件情报全宗库苏联国家电影委员会全苏国家影片馆等等中国的部门档案馆，在中央一级主要有外交部档案馆、国家安全部档案馆、广播电影电视部电影资料馆、地质矿产部地质资料馆等。这些档案馆负责永久管理本部门和所属机构形成的全部或部分档案，在行政上受本机关直接领导，在业务上同时接受国家档案行政管理部门的监督与指导。

部门档案馆是指在某一专业系统内，为保管某类专门档案而设置的档案馆类型。这种类型的档案馆是专业档案馆中情况最为复杂的一种。外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等多可入此类。这类档案馆中的一部分在设置时既考虑到了专业特色，又考虑到了地域特色。从其主体来看，一般可将其看做是公共性质的档案机构。有的部门档案馆不仅是一个保管档案的业务机构，同时还负责对本系统基层单位的档案工作进行指导、监督和检查。