项目整体变更控制系统是一套事先确定的改变项目活动并修改项目文件应遵循的程序。它的职能就是为准备提交的变更请求提供指导，对变更请求做出评价，并确定变更审批权限，管理经批准的变更的实施过程。

变更控制系统通常包括一个变更控制委员会、变更审批制度、人员和权限、必要的表格和其他书面文件。

(1)变更控制委员会

变更控制委员会是在制订项目的启动计划时就建立的部门。它是一个负责项目变更审批的团体，负责评估那些提交上来的变更请求，针对这些变更的目的、要求和影响来进行决策，如委员会同意实施一项变更请求，应在会议上安排相关的变更实施责任人以及相关联的协作组织；如果拒绝某一项变更请求，要对项目经理给出拒绝的理由。项目控制委员会首先要对项目经理提出的所有变更申请进行审查；然后分析这些变更可能引起的项目质量、进度和成本变化，分析这些变化并比较项目变更的得失；还要对项目的替代方案进行评审，选择出最好的项目替代计划，再决定是否接受项目的变更申请。一旦接受了项目变更申请，就要对项目变化所涉及的相关人员进行交流与沟通，确保项目替代计划能够合理、顺畅的进行。最后是对项目变更进行总结报告。一般小型项目只设一个变更控制委员会或变更审批小组；而大型、复杂的项目可能要设多个变更控制委员会，担负不同的审批责任。

(2)变更审批制度项目各种变更具体实现的制度性安排

它是项目管理不可缺少的组成部分。简言之，在项目实施过程中，无论哪方提出：变更要求，都是先申请，后批准，再行动。决不允许“先斩后奏”。只是由于各个项目的具体情况不同，如投资规模、范围大小、复杂程度、涉及的领域、重要程度、历史责任等，项目变更的审批程序有多有少。以建设工程为例，施工过程中的变更至少也要通过项目业主、设计方和施工方的一致同意，在变更文件上三方签字认可，变更才可以实施。

(3)变更过程管理人员的审批权限

变更过程管理人员的审批权限是对大小变更事项由谁来决定、谁承担责任的制度安排。实践中，并非所有变更事项都是由变更控制委员会决策。小的变更，对项目实施不产生大的负面影响，可以由基层管理人员决定。但是，必须事先做出规定，基层管理者的决策权限是什么，子项目负责人的决策权限是什么，项目经理的决策权限又是什么，避免出现无人决策或越权决策的后果。

(4)项目变更的必要文件、表格是项目变更管理的载体

它们的形式有变更申请书、替代方案说明、变更批准文件、变更被拒绝的批复文件、批准的变更行动方案(计划)、项目变更总结报告。这些文件是执行项目变更程序的证明，也是项目变更控制的具体措施。它们无疑是项目变更控制系统的组成部分。

项目整体变更控制系统运行过程将包括实施、信息收集和反馈三大要素，以确保对项目的有效控制。

项目整体变更控制系统的运作是由实施开始，项目在实施过程中将产生实施效果的信息，这些信息经过记录和处理，形成反馈信息呈送给项目高层管理者，便完成了项目变更控制系统的第一步。如果项目在实施过程中，反馈的信息与项目整体计划没有偏差，项目经理就可以领导项目团队继续执行原定的项目整体计划；但如果项目实施反馈意见与项目计划发生了较大偏差，项目经理就要对项目的实施过程进行调查，提出变更申请，由变更控制委员会进行审查和决定。

变更控制委员会决策是否需要变更，故具有充分的权力。因此，变更控制系统应当明确规定变更控制委员会的责任和权力，并由主要的项目利益相关者认可。对于每个项目来说，通常都会成立一个专门的变更控制机构，变更控制委员会是一个项目内部的管理机构，变更控制委员会应该由下面几部分组成：项目法人代表、项目经理、项目技术负责人、配置管理负责人、质量保证负责人、测试负责人和成本管理负责人，有时还有设计方的代表。

变更控制委员会一旦批准项目变更，就要及时传递批准通知书及相关文件，同时，与项目参与各方积极沟通。项目经理则开始按新计划布置工作，主动与相关单位联系和沟通。

可见，沟通是项目变更控制的一个重要方法。项目经理要运用书面的或口头的执行报告进行项目变更的确认和管理工作。项目经理可以进行一些非正式的会议，与项目团队进行及时有效的沟通，发现项目中潜在的问题，分析已出现的问题并及时解决。

项目变更控制系统还应当有处理自动变更的机制。自动变更，又称现场变更，是不经事先审查即可批准的变更。多数自动变更是由意外的紧急情况造成的，项目经理在这种情况下可以发挥自己的管理能力，有效的完善对项目紧急情况的变更处理，通过与项目利益相关者的沟通来解决，将项目变更的影响调控到最小范围。

最后，引起变更的原因，各相关责任人必须记录在案，这样做的目的不是为了指责和归罪，而是为了日后更好地控制和借鉴。

建立变更控制系统目的是：

对所有提出的变更请求进行审查；

评估各变更请求的得与失；

接受或拒绝变更请求；

与所有关系人就变更进行交流；

确保变更合理实施；

准备月份报告，按时间总结所有的变更和项目冲突。