文件管理控制着企业组织中文件的生命周期管理――它们如何被创建、查看、发布、和消灭，以及它们如何被除掉或保留。一个设计良好的文件管理软件促进更加容易的查询与共享文档信息。它用一个逻辑的方法组织内容，并使贯穿一个企业标准化内容的创建和呈现变得容易。它促进知识的管理和信息最小化，帮助你的组织满足自己的法律需求。它规定了一个文件生命周期的每个阶段特性，从模板创建到文件处创作、查看、发布、审核以及最后的销毁或存档。

工资管理软件（系统）又称薪资管理软件，是在组织发展战略指导下，对员工薪酬支付原则、薪酬策略、薪酬水平、薪酬结构、薪酬构成进行确定、分配和调整的动态化电子动态管理软件（系统）。

文件管理软件应保证做到以下几个方面：

1、保证在文件生命周期的每个阶段在哪里存贮文档

2、保证在文件生命周期的每个阶段如何控制访问一个文档

3、保证作为一个致力于文档创建、查看、提交、发布以及销毁的小组成员如何在组织内部移动文件

4、保证对文件应用什么策略 以使得与文件有关的动作被审核，文件被正确的保存或销毁，以及企业中重要的内容被保护

5、保证在生命周期中当从一个阶段到另一个阶段转变时文件如何被转换

6、保证作为公司报告文件被如何对待，哪个必须被保持以符合法律需求和公司指导方针

① 集中存储，统一的文档共享

② 权限管理，可针对用户、部门及岗位进行细粒度的权限控制，控制用户的管理、浏览、阅读、编辑、下载、删除、打印、订阅等操作

③ 全文索引，可以索引Office、PDF等文件内容，快速从资料中精准查找所需文件

④ 文档审计，描述了文档生命周期全过程中的每一个动作，包括操作人、动作、日期时间等信息，通过审计跟踪您可以全局掌握系统内部所有文件的操作情况。

⑤ 版本管理，文档关联多版本，避免错误版本的使用，同时支持历史版本的查看、回退与下载。

⑥ 自动编号，可自由组合设计编号规则。

⑦ 锁定保护，文档作者和管理权用户可将文档锁定，确保文档不被随意修改。当文档需要修改或删除时，可以解锁，保证文档的正常操作。

⑧ 规则应用，系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设定的条件，系统则自动执行规则的操作。

⑨ 存储加密，文件采用加密存储，防止文件扩散，全面保证企业级数据的安全性和可靠性。

⑩ 数据备份，支持数据库备份和完整数据备份双重保护，全面保障系统内部数据安全性。用户可自行设定备份时间及位置，到达指定时刻，系统自动执行备份操作。

⑪ 文档借阅，借出过程中可控制用户访问权限。被借阅用户会收到系统发送的即时消息通知。系统支持根据时间对借出的文档自动进行收回处理。

⑫ 审批流程，可自定义审批流程，实现流程固化，解决企业内部流程审批混乱的问题。

⑬ 统计报表，自动统计人员、部门文档使用情况和文档的存储情况

随着信息化进程，文件管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文件管理的过程中，经常会碰到以下的问题：

① 文件存储，文档存储分散，管理困难；

② 查找缓慢，效率低下；

③ 文件版本管理混乱；

④ 文件安全缺乏保障；

⑤ 文档的命名和存储无法规范化；

⑥ 文件无法有效协作共享；

⑦ 知识管理举步维艰等。

所以文件管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

为了解决企业管理难题，市场上出现了很多文档管理软件品牌。从功能角度大致可以分为：

1、项目文档管理软件

2、文档管理软件

3、纸质文档管理软件

4、图文档管理软件

5、ISO文控管理软件

等等。