机构知识库——一种基于全球开放理念的新型知识组织与传播的门户，允许搜索引擎发现、揭示，便于全球学者、机构之间的学术交流与分享。操作和运行的开放性原则。即要保证与其它机构知识库之间的互操作，保证知识库中的内容能够被机构之外的用户方便的访问和使用，并且能够有效的存取其它机构的知识库的内容。

迄今为止还没有对机构知识库的确切定义，Clifford A.Lynch从大学的角度为机构知识库做了如下定义，他认为：“大学中的机构知识库是大学为其员工提供的一套服务，用于管理和传播大学的各个部门及其成员创作的数字化产品。而SPARC事业部主任Richard K.Johoson则认为它是一个数字化资源集合，捕获并保存单个或多个团体中的智力产品。尽管不同学者对机构知识库含义的认识与表述还不尽相同，但仔细分析可以发现机构知识库具有如下特点:

构建的主体和收藏的地域界限是机构，即它的建立和运行是以机构为轴心和主线的，在这一点上区别于基于学科或专题的知识库。这里所说的机构，即可以是实体的，如一个实体的大学、研究所、大学联合体，也可以是虚拟的，如数字科研环境下可能出现的虚拟联合实验室，e-研究院等。

构建和实现的基础平台是网络，即通过网络实现资源的提交与共享，实现它的管理和运行。

综上所述，机构知识库是一个机构建立的，以网络为依托，以收集、整理、保存、检索、提供利用为目的，以本机构成员在工作过程中所创建的各种数字化产品为内容的知识库。

以上两种定义存在一个共同点，就是限于机构“生产”的数字资源。大多建设起来的机构知识库，大多基于以上两种定义。

国内外研究机构之所以对机构知识库有如此热情，是因为已经有很多成功的案例。麻省的教案仓储影响到了中国，俄罗斯数学家因2002年在Arxiv上存档的一篇论文获得了2006年素有数学界奖诺贝尔奖之称的菲尔茨奖，Stanford大学的HighWire已经在清华大学建立了影像站点，Lund大学的DOAJ也成为了开放存取期刊存档的旗帜。

然而遗憾的是，在已经建起的2040个机构知识库中，能引起关注的，为数寥寥，很多机构知识库沦为了“鸡肋”。除了“典藏”功能外，提高机构作品影响力的这一点期望，也因为大多研究人员更希望从来源更广泛的专业数据库来查询资料，也变为了“空中楼阁”。

中科院国家科学图书馆对机构知识库的定义让人对机构知识库的未来变得重新充满了希望。 “机构知识库是研究机构实施知识管理的工具，是机构有效管理其知识资产的工具，也是机构知识能力建设的重要机制。”在这个定义中，机构知识库的范围从机构的“知识产品”扩展到了“知识资产”。“产品”是自己生产的产品，而“资产”则不仅仅包括自己的产品，也包括购置的知识产品。

机构知识库应该是把机构内各种系统、各个团队、各个成员散存的各类知识成果的记录、集成、再组织、展现，展现机构成果，盘活机构知识资产，为成员、团队提供学习、科研服务支持。

知识库建设的投资方和建设方为机构，但其使用者和参与者为机构成员，因此机构至少说要想可持续发展，必须要同时满足这二者的需求。

图1是机构知识库的机构属性功能和服务属性功能。

1. 公开成果库

大多已建成机构数据库基本都实现了这个功能

2. 内部资料库

在科研机构，发表、通过验收和评审的最终报告、方案、论文、专著、专利，固然是一个机构的成果和财富，但那些实验数据、培训教程、讲座、过程文件等非公开发表文献，同样有着重要的价值。

3. 异构资源互联

大多研究型机构都有自己的网站、情报系统（图书馆）、邮件系统，有的还有办公平台、ERP等，但这些系统大多为不同公司产品，彼此之间独立。此外大多属机构都购买了很多知识服务和产品。

机构知识库一个很重要的功能就是把机构内的 “信息孤岛” 联通起来，把不同来源的文献进行有机的融合、沉淀、梳理、分类，形成一个机构知识库，集中展现、搜索、使用。

资源互通，应以提供便捷的搜索接口，如Google那样的便捷搜索和高级搜索为使用目标。考虑到大型研究机构往往需要图书馆借阅系统相关联，因此还应该在“快照”中辅之其它有价值信息，如是否可供借阅等。

4. 成员资源集聚

大多机构成员都收藏了一些工作有关的文献。把机构成员个人资源进行汇集、梳理、分享，并为成员提供“资源备份”功能，可作为机构知识库一个的辅助功能。

5. 知识再组织

一篇文献或一部论著中，有价值的往往仅仅是其中的一部分。知识再组织，将为机构提供一个全新的平台，使其成为人类知识树上的某些节点的组织者，通过这些知识节点的组织，机构将赢得关注，提高影响力。

机构知识库作为研究型机构的一种基础建设，最原始功能应该是为机构成员的科研和学习提供服务。但大多机构的图书馆和情报部门，其功能已经简化为资源购买和自习场所提供。

大多科研人员，都希望拥有一个科研助理，来帮助收集、记录、提醒、处理一些信息和事务。

对于机构成员个人而言，机构知识库的科研、学习服务功能可以概括为：知识获取、知识管理和知识应用。

知识获取，就是及时获取自己感兴趣的各种资讯，包括最新文章、专利、会议通知、基金申报信息、最新产品等。知识获取分为目标性知识获取和积累性知识获取。

（1） 目标性知识获取：目标性知识获取就是为了某一项目、某一任务，需要在短时间内获取到相关的信息。目标性知识获取的最有效方案为搜索。

（2） 积累性知识获取：积累性知识获取没有特别强的目的性，是为了知识积累而进行的知识获取。积累性知识获取的最佳方式为订阅，新兴起的微博也正在以一种新型的订阅改变着“订阅”的习惯。

知识管理的核心功能就是把收集到信息进行分类、标记等，提高效率。具体为：

知识应用的突出代表就是“写作助手”和“发表”。

科研已经进入了科研协作时代。在一个机构内，往往有很多研究团队（如研究室、研究组、课题组等）。大学和研究所中，一个导师就带领一个团队。

团队协作应具有的功能包括：

QQ群具备团队写作的雏形功能，但仅仅提供了文件分享功能，尚不提供文献分享、知识卡片分享、文稿评议和共同撰写功能。此外QQ群的数据，机构无法控制，对安全性存在顾虑。

新浪微博和人人网社交网络，风生水起，究其原因就是满足了社交功能。虽然，微博的用户人数正在迅速扩大，但微博中大多为非科技资讯，尚无法满足科研人员的特殊需要。科研人员希望科学社区的功能包括：

如果某个资深专家愿意把阅读过的文献、订阅的期刊，作为一种信息分享给关注者，关注者即可沿着专家的足迹前进，事半功倍。这种获取知识的方式可称之为“跟随性阅读”。

基于文献的社区已经得到了主流数据商的支持，NPG集团推出了connatea，Springer推出了CiteUlike，德国的researchgate已经得到了德国马普学会的支持。

机构知识库建设中的主要“瓶颈”就是机构成员成果的收集和确认，NoteFirst能够提供个人成果收集工具，其重要作用就是帮助成员自动收集个人知识成果，再经过成员人工确认，确认后的个人成果可通过OAI接口导出，或者被机构知识库自动收割。其核心思想是利用数据库提供的高级检索功能，到多个数据库去查询指定机构的作者的文献， 支持知网、万方、国家图书馆、SCI、EI、SSCI、ISTP、Pubmed、Springer、ScienceDirect、NPG（Nature Publishing Group）、Wiley等主要数据库。

图2是NoteFirst的个人知识成果收集窗体。

机构知识库，要想得到可持续发展，需要兼顾功能的“机构”属性和“服务”属性，不可偏颇。最好分阶段实施，能在接受时限内，取得一定的效果，引起社会各界的继续支持。在以上列举的功能中，公开成果库、过程文献库、异构资源互通、科研秘书、团队协作可以在第一阶段实施，而成员文献集聚、知识再组织、科学社区可后期实施。

机构知识库最原始的功能是机构公开成果库，也是机构知识库发展的初级阶段，但如果机构知识库止步于机构公开成果库，就可能让有发展潜力的机构知识库沦为“鸡肋”。另外，如果能让机构成员在享受到需要的服务的同时，而又不需要付出太多劳动，实现机构知识的自动集聚，那无疑将解决机构知识库建设的“最后一公里”瓶颈。