来源原则在欧洲档案界引起的困惑和激烈争论恐怕要甚于世界其它地区。来源原则似乎源自1841年
法国提出的“尊重全宗”,但实际上,它的滥觞可上溯到更早时期,而且开始时缺乏任何理论基础,由于欧洲各国传统各异以及
行政管理实践多样,无论是在何为全宗还是在是否应该维护或恢复原顺序等问题上,均未能形成真正一致的观点。全宗即使作为一个应该尊重的实体本身,也不断受到挑战,因为原形成机构
行政结构的变化经常使一个全宗的边界模糊不清。
引用示例
来源原则在
欧洲档案界引起的困惑和激烈争论恐怕要甚于世界其它地区。来源原则似乎源自1841年法国提出的“尊重全宗”,但实际上,它的滥觞可上溯到更早时期,而且开始时缺乏任何理论基础,由于欧洲各国传统各异以及行政管理实践多样,无论是在何为全宗还是在是否应该维护或恢复原顺序等问题上,均未能形成真正一致的观点。全宗即使作为一个应该尊重的实体本身,也不断受到挑战,因为原形成机构行政结构的变化经常使一个全宗的边界模糊不清。可是,为什么全世界的档案工作者都试图尊重这个问题重重的事物呢?档案思想家们究竟为何一次又一次地试图解决这个难题,又为何总要把所有的情形都框入一个范式?不过,凤凰不是能在大火中再生吗?在重读欧美以及澳大利亚有关档案全宗的论述时,我们可以从中发现种种新的格局。 档案全宗比它表面看上去要复杂得多。初观19世纪法国的尊重全宗,它表现为一个尊重来源的外层和一个尊重原始顺序的内层。许多档案工作者认为,全宗是档案整理和编目工作必须采用的核心原则,是
档案著录的中心所在,它在尊重来源和原顺序方面比谢伦伯格的
文件组合或詹金逊的档案组合更为纯粹,在提供广泛的背景信息方面比澳大利亚的文件系列更为有力。因此,这个在法国诞生、在加拿大获得新生并成为《
档案著录规则》之核心的全宗,在过去10年已成为描述档案基本组织单元的国际标准。
不过,显然已被神圣化了的全宗,无论在历史还是概念方面都存在一些问题。比如,上个世纪30年代担任柏林普鲁士私人档案馆馆长的德国档案理论家和教育家阿道夫?布兰尼柯,对十分推崇全宗的荷兰《
档案整理与编目手册》评价就不高。他反对作者关于
来源原则的观点,尤其不赞成该书与全宗概念一脉相承的尊重原顺序的观点。布兰尼柯甚至还向本机构的普鲁士档案传统提出了挑战。
来源原则曾是普鲁士最盛行的原则,它与荷兰手册表达的观点相似。布兰尼柯认为,严格遵守
来源原则在登记室制度的辉煌时期或许还行得通,但在他的时代,归档人员已不具备需要掌握的有关技能,经他们之手形成的现代档案缺乏过去那种严谨的、有条不紊的品质。因此,布兰尼柯认为,档案工作者不应该尊重构成状况差的档案全宗,而应该更具创造性。档案工作不应只是机械地原样照收和保管那些有问题的或分类不准确的文件。
布兰尼柯对原顺序的这一看法在他之前就有人提到过,在他之后也被许多档案工作者反复提及。从瑞典的卡尔?威布尔到美国人福兰克?博尔斯,多数关于
来源原则的论述都把焦点放在尊重不尊重原顺序上,也即来源原则的内层。而
来源原则的外层,亦即“尊重全宗”,已在业内得到公认。的确,档案论述对于尊重全宗这个整体至今还未提出挑战。
在本文中,笔者把
来源原则与“尊重全宗”等同起来,也即尊重全宗实体和它的原顺序。多数关于
来源原则的论述都以何为全宗这个关键问题开头,也就是说,要尊重的事物是什么。尊重或不尊重全宗内顺序是下一个要回答的问题。这样,尊重全宗这个外层必须先于其内层得到阐述。传统上,内层出现在第2个阶段。正如格哈特?恩德斯1962年在一本教材中所写的:我们今天界定的
来源原则,要求一个组织实体或法人或自然人办结的
案卷构成档案馆的一个组合,它与同一个档案馆里的其它档案组合明确分开。
来源原则最初未说明必须如何进行组合内的整理,而只强调这个组合怎样与其它组合分开。我们后面会看到,这个定义存在矛盾。
1964年,约翰尼斯?帕普里兹在翻阅了大量关于来源理论的论述和解释,并了解了该理论在应用中的实际困难之后,至少发现了这样一个现象:试图命名、重新命名、发明、重新发明、定义以及重新定义
来源原则的种种愿望,最终导致它裂变成许多分原则,而每个分原则都获得了各自的含义、定义和应用。某一个分原则有时仅仅指原顺序概念的一个部分或一个方面,或者只适用于历史全宗或开放式全宗。1960年,东德档案工作者迈斯纳和李斯科列出了不下14种与整理和编目有关的原则。
埃尔塞维尔的《档案术语词汇》(1964年)收入了6种。不过其中的一些原则根本就称不上原则,只能算是整理方法,比如
相关性原则。不过,这涉及的只是方法和原则是否存在严格差别的问题。荷兰手册作者之一缪勒本人是
来源原则最坚定的拥护者,早在1908年他就将来源原则简称为方法。然而,无论是纯粹的方法还是深奥的原则,全宗绝对被奉为档案原则和方法论的圣经。
那么人们会问,这个在档案理论中举足轻重、无处不在的
来源原则,究竟存在什么问题,以致档案工作者们始终无法就这个关系到其身份和工作的核心概念做出一致的、明确的表达?理解和运用一个自身明显存在歧义和难以把握的、却已成为档案工作指导思想的原则,这其中有怎样的困难?布兰尼柯指出,自从1910年布鲁塞尔国际图书馆员和档案工作者大会(以下称布鲁塞尔大会)以来,“来源原则几乎变成神圣不可侵犯的教义。如果年轻的档案工作者违背这个原则??无论多么有理有据,多么切中实际??他们会得到老师的纠正甚至恐吓。”也许,档案工作者为这个原则付出得太多了。
分析荷兰手册表达的观点,恐怕是我们思考这个困境的起点。严肃也好,讽刺也罢,许多人都把这部原本只是工作指南和实践规则的手册奉为档案理论的圣经。回溯荷兰手册的初衷或许可以帮助我们了解该书的背景。即使是自信的缪勒也曾公开承认,他和他的合作者们并没有发明什么概念:“它就在空气中。”此外,身处不同档案传统的档案人员,对荷兰手册也有着各自的认识和解释,对此做一番观察,也会令我们获益匪浅。因此,本文有必要对目前关于档案全宗概念的各种理论做一番综述。
“尊重档案全宗”
荷兰手册的理论基础当然是法国的“尊重全宗”观,尽管它只在手册中被偶然提及。1873年,缪勒参加了巴黎档案学校的研讨班,荷兰手册出版几年后,缪勒曾公开回忆,他在巴黎的教授曾反复强调“尊重全宗”的重要性。
“尊重全宗”从其最直接的形式来说并不是法国的发明。欧洲许多国家在19世纪早期和之前就已预见到它的实际应用。所有的实例表明,是实用主义催生了尊重全宗这个概念??这说明它不是纯粹的理论。帕普里兹注意到,关于来源不同的文件不要混在一起这个观点,实际上在法国提出之前就在日常的档案工作中有所体现了。这个观察50年后又得到威尔萨姆在1910年布鲁塞尔大会上的一篇报告的确认。
尽管许多地方早已有之,但国际档案界仍应该感谢法国。
来源原则之父纳塔利?德?威利不仅要求把部门档案(省档案)分成不同的全宗,而且还于1841年,从现代意义上界定了“档案全宗”,认为档案工作者应该“把一个全宗的所有文件收集到一起,也就是说,建立源自一个机构、组织、家庭或个人的全部文件的集合。”
1841年前,多数档案在移交到部门(省)档案馆时失去了行政意义和背景,被作为历史资料重新整理。法国大革命后的半个世纪,设在巴黎的国家档案馆一直是按照武断的主题
分类法来整理旧政权遗留下来的机构和家庭文件,致使不同出处的文件混在一起,失去了来源。威利反对用这样的方法来整理部门档案,坚持按来源保管档案文件。由于受到国家档案馆的质疑,威利不得不为自己的观点辩护,写下了他著名的理论声明。然而短短15年之后,法国人博迪埃就已声称,“尊重全宗”是档案整理唯一正确的方法。
必须说明的是,威利虽然颇具洞察力,但他并不是提出这个观点的第一人。作为解决档案整理问题的实用方案,这个方法同时出现在欧洲的许多地方。为了更好地了解“尊重全宗”的早期应用,我们应该想到,在19世纪的大多数时间里,档案馆只保存着数量有限的、具有有机联系的全宗(档案组合),例如来自镇政府或州政府几个局的文件。欧洲许多国家的后拿破伦政府,在国家和地方两级都新任命了档案员,让他们负责把撤消机关有价值的文件集中到一个地方,一方面因为这些文件可能代表的权利,更重要的是它们具有的史料价值。在此历史背景下,很难明确地区分甚至意识到应该区分“an archives”是指“储存所”还是指“档案全宗”。整个馆藏可被视为一个档案(体),下面再按照行政结构划分为更小的组合。对大多数档案工作者来说,档案(体)与全宗之间的概念差别并不存在,或至少不那么明显。
荷兰手册与全宗概念的国际化
荷兰手册的重要成就之一就是对全宗和档案(体)做了明确的理论区分,后者即指储存所又指一个社会群体的档案。手册提出的全宗概念,也即全宗是一个行政机构或个人形成的全部文件而非来自一个具有共同利益的社会群体的全部档案,基本上是缪勒的思想。
荷兰手册阐明的这个概念在1890年代后期没有得到充分发展,但在此前的20年里,荷兰一直就此问题进行着激烈地讨论,特别是当时的内务部长,试图在各个国家档案馆强力推行规范化的编目工作。时任内务部博物、档案和考古局局长的斯图尔斯就此征求缪勒和另一位档案工作者范?里姆斯迪克的建议。在这两位档案工作者后来的通信中,缪勒道出了他关于怎样整理一个档案馆的档案并尊重全宗的观点。在某种程度上,这个观点也包含尊重原顺序,但它最初仅指尊重一个全宗而不太关心全宗的内部顺序。
早在1879年,荷兰的内务部长就计划采纳比利时的档案准则,预想在一个国家档案馆中先明确划分各个全宗,再在每个全宗内根据文件的性质、字母、地理或年代顺序进行整理。但是,1879年缪勒才刚刚步入档案行业,没有丰富的实践经验,基本上一直在沿袭其前任的做法,根据资料的形式来整理。然而,整理复杂的中世纪档案全宗,提高了缪勒对原顺序的重要性的认识。这一点与范?里姆斯迪克相同,后者也是从在国家档案馆整理复杂的枢密院(1576~1795,荷兰最高政府机构)档案的过程中领悟到原顺序的重要性。就范?里姆斯迪克的工作而言,由原始登记室建立起的实体,是确定原顺序的关键标准,而缪勒关于原顺序的观点则较为概念化。缪勒获得的大部分经验来自不那么结构化的全宗,这些全宗不是由正规的登记室形成的。缪勒编制的目录体现了他的思想并吸引了内务部长的注意,这位部长把这些目录作为样板提供给其他档案人员借鉴。缪勒本身的地位也具有战略优势,因为在1891年,他可以把荷兰档案工作者协会作为开展理论探讨的平台,参加由范?里姆斯迪克主持的国家档案工作者年度会议。1898年出版的荷兰手册正是从协会的讨论中孕育诞生的,它基本体现了缪勒的思想。缪勒在手册开篇给全宗下的定义,成为荷兰档案工作者一个多世纪来的灯塔。
荷兰手册的观点在国际上的传播??或许可称之为早期的档案全球化??始于该书被翻译成德文(1905年)、意大利文(1908年)和法文(1910年),1910年布鲁塞尔大会尤其扩大了手册的世界影响。缪勒是这届大会档案会议的主席,他那著名的观点主导了整个会议的辩论。鹿特丹市档案工作者威尔萨姆在大会上用缪勒1908年的措辞对
来源原则进行了界定,按照来源原则这个“档案组织方法,每份档案文件应归入它所属的档案集合(全宗),再归入它所属的这个档案集合内的一个系列。”这个定义基本上是荷兰手册最重要的章节的浓缩,其中包括尊重原顺序这个扩展了的“尊重全宗”概念,而两者的知识渊源均来自普鲁士和荷兰的乌得勒支省。布鲁塞尔大会一致接受了该原则的荷兰解释,这对手册的教义化产生了意想不到的效果,一个无庸质疑的观点由此演变成一个严格的教义。
不过有一个问题仍未得到解答:出席1910年布鲁塞尔大会的各位代表,究竟对这个
来源原则的理解取得了何种程度的一致?比如,威尔萨姆的发言就比大会总结报告给出的定义更接近法国最初的“尊重全宗”的意思。帕普里兹也在1964年的一篇报告中表示,尽管1910年大会对“尊重全宗”的定义和应用达成了一致,但在这个全球化之前,各个地方已经存在的理解差异从来就未曾消失过,这种地区化加上对大会内容可能存在的误解,妨碍了并仍在妨碍传统背景不同的档案工作者在认识上取得真正和完全的一致。
20世纪70年代对全宗的重访
自从“尊重全宗”的概念被提出并很快产生种种教条主义的假定后,这个概念从未被认真地重新研究过,直到20世纪70年代。不过70年代的这次重访首先发生在北美,确切地说是在加拿大而不是欧洲。导火线是一位名叫米歇尔?杜尚的法国人。他在1977年写了一篇关于全宗的文章,试图解释何为全宗和如何尊重全宗。此文于1984年被译成英文,并由此引发了北美关于全宗的思考。这场思考使档案工作者重新发现了来源和全宗,结果导致加拿大档案工作者一方面抛弃了
文件组合的概念,另一方面又带领国际档案界制订了以全宗概念为基础的
档案著录标准。
作为一个坚定的法国实用主义档案传统拥护者,杜尚对原顺序的概念并不重视。这个法国传统也体现在另一位法国理论家罗伯特一亨利?鲍蒂尔的著述中,他论证到,尊重原顺序最初应用于那些普遍实行登记室制度的国家。在这些国家,文件在其运转期内一直被置于一个文件分类方案中,一旦由分类方案确定的那个位置在文件移交到档案馆前被打乱了,它就应该得到恢复。但是“在许多国家,尊重原顺序的原则常等同于人为的重建”。由于登记室传统不曾在法国存在过,法国档案传统认为,尊重原顺序是次等重要的,而头等重要的是尊重作为整体的全宗。因此,对于法国及其追随者而言,来源的含义更多的指其“外层”,即一个原始的行政组织或机构,而不是指其“内层”,即一个文件保管系统或机构的职能。这一点也反映出缪勒与范?里姆斯迪克二人在原顺序上的差异。后者旨在恢复登记室制度建立的原实体整理,而前者并不看中原始的档案实体顺序,而是依赖一个反映整个原始组织状况的行政结构。
法国界定一个全宗的关键是把文件与它们的形成机构联系起来。不过倡导者承认,在具体实践中没有一个明确的标准。甚至杜尚也承认标准经常是武断的。杜尚区分出了最大主义和最小主义方法。他把詹金逊的档案组合归为最大主义方法,把谢伦伯格的
文件组合归为最小主义方法。此外,杜尚还要面对建立一个固定全宗的种种困难,因为现代行政机构十分复杂且不断变化,文件系列处于开放状态。澳大利亚的彼得?斯考特1966年也开始关注全宗问题,他花了十余年的时间,对行政机构的复杂性及其对档案的含义进行了更加深入的探究。针对行政机构的现实情况,斯考特得出这样的结论:档案工作者应该放弃
文件组合或全宗。与其相反,杜尚则紧紧抓住全宗概念,编制了一本实用指南,教导档案人员如何应对行政机构错综复杂的状况。杜尚认为,斯考特的文件系列解决方案仅仅是极端的最小主义方法,严重侵犯了全宗概念。澳大利亚档案作者考林?史密斯反过来指责杜尚没有理解斯考特的系列的含义,只把它解释为按年代和逻辑顺序所构成的文件集合,无论其来源如何。公平地讲,应该认识到杜尚1977年在《档案杂志》上撰写文章时,斯考特为《档案与手稿》撰写的5篇关于行政机构变化的系列文章才刚刚发表,杜尚对斯考特的看法只是根据后者1966年发表在《
美国档案工作者》上的那篇关于放弃
文件组合的文章而形成的。
到了70年代,把“尊重全宗”原则应用于复杂的现代档案和开放式全宗的困难,在许多国家变得越来越明显。在法国,至少从这个原则的实际起源看,它是针对历史(封闭)全宗的??即那些止于1789年的古代政权形成的全宗。无论是威利还是缪勒、斐斯、布罗英,甚至普鲁士人,在制订他们的规则时都未曾考虑到
现行档案。他们很有可能甚至都想象不出20世纪的组织机构将会产生多么繁杂的档案资料。亨利?博蒂埃1855年曾发表了热情维护“尊重全宗”的文字,但对现代全宗也不得不得出这样的结论:“有一类全宗,它们在逻辑次序方面给来源的确定带来重重麻烦,这就是现代文件全宗。它们不是撤消机构形成的,而是仍在运行的机构产生的。它们源源不断,定期移入档案馆,使全宗日益加大。”
诺加雷在法国档案手册里写到,法国实用主义的日常实践支配着尊重全宗的理念。杜尚,从其本人的实用主义出发,甚至对北美的
文件组合表达了些许同情。他跟谢伦伯格一样,试图为撤消和现行组织机构的文件创建一种实体上的逻辑组合方法时考虑到来源??希望制订相应的规则,以确立一个尽可能理想的、适用于任何情况的全宗。这一点看起来与布兰尼柯围绕缺乏完善的登记室制度的组织机构所展开的思考相去不远。的确,如果仔细研究布兰尼柯和杜尚的全宗概念,会发现他们两人之间的差别并不很大。通过厄恩斯特?波斯纳(生于德国,
第二次世界大战前移民美国),布兰尼柯的思想影响了谢伦伯格。另外,杜尚的全宗概念从实体的角度看与北美的
文件组合概念差别甚微。就这样,一个循环结束了。
来源原则以及它涉及的全宗概念是从欧洲输入到北美的,没有经过欧洲各国在19世纪所经历的那种前期发展,记住这一点很重要。沃尔多?利兰和范?莱尔等少数美国档案工作者,从1910年布鲁塞尔大会带回了这个思想,而波斯纳和谢伦伯格则在1940年发挥了决定性的作用。波斯纳指出,“在文件管理领域,我们得感谢国家馆的
文件组合概念,它是对法国尊重全宗概念非常现实和有效的完善。它已成为一个令人尊崇的工具,适用于处理现代机构数量浩瀚的文件……”美国人不像缪勒那样试图严格地诠释尊重全宗原则,而是按照自己的实际情况来理解这个原则,从而处理国家档案馆所面对的庞杂的现代文件。
解构全宗
布兰尼柯、谢伦伯格和杜尚之间的相似之处主要在全宗的外层。这三位理论家在设立他们最高一级的组合群边界时都较为自由,采用了模糊的标准和个人的判断。在从逻辑上把
文件组合成一个实体的“集合体”方面,我们甚至可以观察到布兰尼柯与斯考特在思维上的相似之处。布兰尼柯受全宗定义的影响愿意付出任何代价来尊重原顺序,包括外层和内层结构。他建立Archivkorper(字面指一个档案体或档案组合,与詹金逊的解释不一定吻合)的操作标准之一是他所谓的Sachgemeinschaf,意思指一组相关的主题或事由。档案工作者因此可以按照同一项工作、
计划或活动所形成的文件,建立严格的Archivkorper,至少在某种程度上,这种方法可以独立实施,不受可能发生的行政机构变化的影响。因此,布兰尼柯动摇了对他来说过于狭窄的传统全宗的边界。实际上,杜尚那模糊的规则,也暗含着同样的逻辑。
美国国家档案馆从实际需要出发,接收和保管仍在运行的政府部门形成的部分开放性文件系列,也属同理。
布兰尼柯、谢伦伯格、杜尚以及他们之前的缪勒及其同时代人,都持有这样一个概念,即要把文件在实体上集中到一起,形成一个可见的整体,一个可以管理和上架保存的东西。无论是基于一个可见实体的分类方案,还是按逻辑自行设计的分类方案,全宗内的整理均被视为对文件实体的整理。缪勒把他的档案构成物称为“archief档案集”,詹金逊称其为“archival group档案组合”,杜尚称其为“fonds全宗”,布兰尼柯称“Archivkorper档案体”,谢伦伯格称“
文件组合”,但他们构建出的档案物很少能够符合理论上对理想全宗的要求。理想的全宗应是一个整体,一个完美的整体,自全的整体。但是,有多少这样的全宗留存下来了?又有多少组织机构符合杜尚确立的能够形成一个独立全宗的所有要求?
澳大利亚的斯考特从全宗往下把系列设为他最高级别的档案构成单元。斯考特的目的仍然是按照一个概念的或逻辑的组合方式??一个不再基于
组织结构而是文件保管系统所体现的职能活动的组合方式??建立一个文件实体集合。然而,斯考特通过强调著录或者说最终更倾向著录而非实体整理,补充了一个重要的概念元素。对此我后面还将论及。
加拿大的特里?库克在自杜尚到斯考特的革命之后采取了下一个逻辑步骤,对全宗进行概念化。库克的全宗已不再是由整理而组建或再建的一个实体的东西,而是文件之间,文件与文件形成者之间,文件与
业务处理之间的一组关系:一个多样和动态的文件系列,这些文件与其背景相互有关,所有这些关系会随着时间的推移而发生变化??正如斯考特和杜尚指出的,缪勒那一代人已非常了解的。但对库克而言,这些关系不一定是可见的、具体的、真实的,由对文件的实体组合和整理产生的,而是一种主要来自编目的、独立于文件的实体存址和整理的保管方法。库克的全宗终结了全宗作为一个物理实体的存在。
库克这篇里程碑式的论文是在档案数据库和因特网应用于档案馆之前撰写的。他能够预想到斯考特难以提出的著录方法和技术,但却受到纸制技术的制约。几年之后,他在1996年北京国际档案大会上的报告中展望了加拿大在整理和著录领域对
来源原则的再发现,“用一个新建的著录标准系统取代谢伦伯格以来源为中心的
文件组合;对一个全宗内的所有文件实体按照从一般到具体的、多级的和多媒体的结构进行著录;需要进一步通过一个展示多个形成者关系的规范记录来保护来源??以及在这个记录的背景化体系内,制订描述档案的精确的规则。”
库克用著录概念化地重建全宗,而不是用整理实体性地重建全宗,实际上,在1910年布鲁塞尔大会的讨论中就有此预兆。当时,德国档案工作者古斯塔夫?沃尔夫提出了反对意见,认为恢复原顺序将破坏现顺序,而这个现顺序本身或许己获得某种意义。作为一个可能的解决方案,与会的档案工作者提出了概念著录而非实体整理的建议,并提供了一个样板,即波兰的Breslau(现称Wroclaw)档案馆,他们对进馆的文件保持其现有的实体顺序,而在目录卡片上注明文件的原顺序。
这样,在概念层面,一个全宗不止是一个按某种整理而形成的
文件组合,它甚至要超过一组关系。全宗概念几乎可以表达为一个数学公式:
一个全宗(F)为任何一组关系(r1,r2,r3,……rn),而其中一份文件(a1,a2,a3,……an)是任何确认的(和未确认的)关系中的一个元素。显然,一份文件可以是两个或多个关系、两个或多个全宗的一部分。
某些关系把文件相互结合在一起,形成杜兰蒂所称的“archival bond档案集合”。然而,多数关系把文件与它们的形成背景和当代利用联系起来,这些关系的数量实质上是无限的。
档案著录就是从中选取基本关系并对它们加以描述。分析这些关系而不是整理应先于著录。的确,著录变成了(虚拟的)整理。
顺序的意义
新的多重关系的虚拟全宗非常概念化,总是处于动态,它不为任何保管目的服务,这与美国的
文件组合甚至斯考特的文件系列不同。另一方面,过去的文件实体组合和整理方式,也不一定就能真实地反映
组织结构或职能活动,那么,全宗概念究竟是为什么目的服务的?读了库克关于著录的阐述,是否可以认为在后保管时代任何一种整理都是多余的?档案工作者应不应该尊重以前的整理?
首先,后保管不应该意味着不保管,档案工作者终究还是保管者。对于这一点第一代档案工作者有深刻的理解,他们把分散在各处的濒于损毁和遗失的
档案收集到一起,对它们进行整理和编目并提供给研究人员利用。档案集(the archive)在实体上维护了一个全宗的完整性。荷兰手册的第一章关注的问题正是,如何通过把反映一个群体的文件集中在一起保管来建立这个群体的档案集。詹金逊1947年概括到,“保管是普通文件与档案集之间的‘差别’”,这里的保管指实体整理。当时的档案先驱们必须掌握19世纪的档案方法,包括基于登记室制度的分类方案。
第二,每一种顺序,包括实体顺序,都赋予这个档案集一定的含义,它使人们知晓应怎样理解这些文件,或者前人是怎样解释这些文件的,以及这些文件可不可以提供利用。前整理的直观化或重建,使人们得以发现以往的沟通和
决策模式??但同时也可能是其反面。最接近原始事务处理过程和形成者职能的整理或许才是最独特和有意义的,
案卷或合订册通常要比所谓的系列(更不用说全宗)更能清楚地表明形成者的目的、意向和背景。这样的职能顺序揭示了文件是怎样在
业务过程中形成和集合的,因此应该加以保护。对原顺序的这种理解反映在荷兰手册的第22节,书中明确表示,未详细说明原顺序之前,不应拆乱任何卷册。在第17、18节,手册还讨论了系列的整理;第16节则提供了全宗级整理指南,不过也留下很大的空间任档案人员自行酌定。整理和编目过程中的此类档案干预本身,也成为文件沿革的组成部分。比如,一个几百年前形成和封存的
案卷告诉我们,这个案卷从那时起从未被查阅过。即使为编目而拆开这个
案卷也算是一种干扰,在大的利用背景上改变了案卷的含义。尊重这样的前顺序也意味着尊重和记录它们的动态和变化情况。每一次新的整理都会模糊上一次的整理,档案工作者应记录下每次整理所发生的变化。
尊重原顺序并不只是冻结或修复以往的某一次整理,且把它视为“那个”原顺序。荷兰手册的作者在这方面没有多少选择,因为他们缺乏适当的编目体系和方法。但他们肯定意识到了一个复杂全宗存在着多重整理。档案产生自人们的活动和交易,它们也反映
组织机构的变化??通常是这些变化的有用工具,甚或是带来这些变化的工具。当1850年弗穆伦和邦奈尼二人分别在乌得勒支和佛罗伦萨用语言和行动说明,档案整理应反映文件形成机构的组织结构时,他们所处的世界还都只有那些组织结构稳定或确定的小型机构。一个世纪之后,斯科特总结到,这种行政管理的稳定性和小规模的政府己不再是澳大利亚的现实。于是,他建议抛弃全宗(或
文件组合),因为全宗所预设的那种19世纪式的稳定的
行政管理机构,已不复存在。但斯科特开的药方恐怕比疾病本身还糟糕,他试图通过关注文件系列所反映的职能来实现
组织结构的稳定。
不过,档案就其本质而言的确是动态的,一如它们的形成和利用背景。这个观念是对荷兰手册第2节暗含的全宗为一个有机体这个隐喻的释义。档案形成和利用的持续动态反映在其多面的结构中??围绕一个文件的各种关系。这种“有机的”、内在的档案排序方式(因而也是档案编目方式),以实际的
业务处理过程、组织结构和文件保管工作等为基础,它必定高于“人工”、武断或外力所建构的全宗。
布兰尼柯不赞成荷兰手册第2节关于有机体的观点,认为它过于生物学化,不符合他的历史发展观,因此拒绝接受。他指出,全宗概念首先是作为一个实践方法强加给档案工作者的,它并没有改变长期采用的事由
分类法(在全宗内)。布兰尼柯还认为,尽管法国1841年提出了尊重全宗的概念,但它当年制订的新的档案计划并不是历史性的而是机械性的。
根据这个认识,布兰尼柯创立了自己的基于一组关系的Archivkorper概念,并认为这些关系最为重要,或者说在广义上最能反映形成机构的发展脉络。谢伦伯格提出的
文件组合与此基本相同,它注重实际的保管关系。即使斯考特,在放弃而不是尊重
文件组合(全宗)时,却也体现了同样的精神。杜尚所说的全宗实际上不是全宗而是
文件组合??就像档案馆保存的所有全宗都只是文件组合或文件的组合体。在我研究的作者中,只有库克接受荷兰定义的“有机的”精神。这使得他一直关注
文件组合和全宗所共有的许多理论问题,并始终尊重文件形成的复杂背景,建议放弃传统的实体观念,赞成以多重职能关系为核心的虚拟或概念全宗。
结论:全宗顺乎结构
全宗顺乎或反映结构(或者最好是说
文件组合顺乎结构,因为“文件组合”一词实际上更好地表达了档案工作者建构的性质)是约翰尼斯?帕普里兹在其著名的1964年
国际档案理事会调查报告中得出的结论。当帕普里兹提到1800年前的档案时,他的论述也涉及档案工作者怎样整理现行文件,包括那些开放式全宗的文件。
这里仍存在一个令人迷惑的悖论。那些攻击或轻视尊重原顺序的理论家们,在为全宗概念辩护时均以职能、处理过程和登记室制度为基础,把全宗视为一个整体或应整体保存的文件体,这实际上破坏了自己的辩护。不仅全宗这个应被尊重的实体存在很少是原封不动地按原样遗存的,而且这个出自档案工作者之手的重建物,常常歪曲了文件原生的保管状态,从而削弱了来源。事实上,尊重全宗的档案建构,形成的往往并不是原初的那一个整体,即便人们在欧洲见到的那些理想的修道院、家族或私人企业档案全宗也是如此,更不用说现代政府机构或已有几百年历史的企业组织的全宗了。即使采用詹金逊的档案组合这个最为宽泛的全宗解释??“档案产生自一个行政机关的工作活动,此机关是一个有机的整体,能够独立地处理各方面的相关事务”??在许多情况下,也无法理清文件在其原生背景下是怎样形成和利用的。
由于几乎任何全宗都有一定的规模并跨越一定的时空,它们中的一部分已被搬进阁楼或地下室,被日常
业务工作所遗忘和抛弃。另一部分则保存在地区、地方或海外的分支机构。此外,大量(高达95%至98%)文件由于忽视、事故、政治决定、草率的
档案鉴定等原因,已被销毁了。
因此,以尊重全宗为核心的档案方法是为保管、为方便档案工作者管理馆藏服务的,它们未必能够为用户或研究人员服务。当然,档案工作者假装??或许真地相信??自身的管理便利同时也通过维护了来源而最好地服务了用户。然而,用户却经常被全宗搞得丈二和尚摸不着头脑。基于尊重全宗的档案整理和编目方法,向用户提供的是单一的文件“组合体”,它在档案馆之外的现实世界中未曾存在过。来源实际上因此遭到破坏:以档案全宗形式幸存下来的实体残存,一直遮蔽了基于
业务处理过程的概念整体。
过去150年,关于档案全宗概念的理论争论一直喋喋不休。始自一种实用方法的全宗先是被荷兰手册戴上的光环,之后又在1910年的布鲁塞尔大会上被奉为圭臬。从此以后,全宗的理论化日益膨胀、玄奥和教条。现在该是我们精简这个概念的时候了。我建议重建“
文件组合”??无论我们给它什么样的名称,包括archief或fonds??不多不少,只把它当作一个保管构成单元。这个文件组合基本上是一系列文件保管活动和档案干预(包括鉴定和销毁决定)的结果,一个反映档案决策的档案构成体,而不再是某种档案工作者梦寐以求的、最终的目标。如果应该建立一个指导档案理论的原则,那么它绝不是全宗,而是虚拟化的职能描述:即关于文件形成和利用背景的多种关系的档案叙述。只有这样,研究利用者才能对过去留下的文件有真正的了解。如果把这个原则称为(虚拟)
来源原则,我不会反对,因为这是对尊重文件来龙去脉的档案传统的最好的延续。
《天津商会档案全宗》出版 折射近代经济风云
由天津档案馆编辑的《天津商会档案全宗》出版发行,该书共13817卷,藏量居全国同类档案之首,是研究近代经济以及
民族资产阶级的重要文献著作。
《天津商会档案全宗》,起于光绪二十九年,止于建国初年,即1903年至1950年,完整地记录了天津商会从诞生至消亡的全过程,总结了天津、北京等地商业市场的兴衰和旧式商业逐步向新式商业过渡的历史过程以及商业资产阶级的若干特点,记述了天津民族工业的兴起和天津的封建盐商、买办和高利贷者,逐渐改变投资习惯,开始投资于新式民族工业,逐步向
工业资产阶级转化并建立自己的团体――天津工务分会的过程;记载了津、京、沪、穗之间经济上紧密联系,尤其记录了天津作为北方主要门户形成的历史过程,以及天津经济圈内,中心城市与内陆腹地交互作用的一些情况;讲述了天津作为通商大埠、京师大门,庚子后金融风潮迭起,以致引起全社会的动荡,从而推动币制变革,终于导致银元普及的具体过程以及商会在这一变革中采取的行动;记录了商会的组织者们所进行的多次商情调查中留下的一批可供计量研究参考的数字以及天津市城市管理、市政建设与当时人们的社会心理、服饰衣着、民风民俗和文化教育等方面的一些情况。
《天津商会档案全宗》共13817卷,藏量居全国同类档案之首,保存之完整与系统是十分难得的。它的出版为研究天津近代百年的经济与社会发展的历史进程,提供了大量翔实的原始史料。从一个侧面勾画出天津这座北方工商业大城市的起伏兴衰,对于深入研究和正确认识津京和华北地区民族工业的发展及天津经济中心城市地位的变化,具有重要的参考价值。