电子文档管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的数据信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的非结构化文档存储管理系统。

文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。

随着信息化进程，文档管理越来越受到企业的重视，但是企业在进行文档管理的过程中，经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。所以文档管理逐渐成为国内外业界研究的热点。

市面上最著名的电子文档管理系统是致得E6协同文档管理系统。

电子文档管理系统的建设可以替代传统文件管理模式非结构化数据的分散性管理方式，实现标准规范的分布式文件操作管理组件，满足诸如文件集中存储管理、权限控制、在线预览、全文搜索、版本管理、操作日志记录、文件报表、移动终端访问、访问安全限制、数据备份、文件夹策略、自定义属性、文件附件、导出pdf、用户集成、邮件集成、消息短信通知等需求，文件协同与流程管理、文件属性与分类管理、文件协同消息、个人文件管理、PDF水印管理等需求，需实施一套功能完备非结构化文档存储管理组件。

电子文档管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用基础上，利用数字化手段，以高度有序的电子文档信息资源为处理核心，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的数字信息系统。以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的非结构化文档存储管理系统。

随着信息技术的在文档管理行业的不断深入应用，采用数字化管理手段管理文档，对各种类型的归档文件进行有效组织、管理、利用，最终实现文档的价值。

1.标准规范建设需求分析

标准规范是非结构化文档存储管理系统项目建设乃至整个企业信息化体系建设的基础性工作和重要组成部分，是项目后期实施中实现各类应用系统互联互通、信息共享、业务协同、安全可靠运行的前提条件。

电子文档管理系统首先需要在现有的国家标准、文档管理行业标准的指导框架下建设，同时，在本项目建设中也需要根据企业的实际情况制定相应的业务标准，比如管理规范、元数据标准、归档接口标准、数据结构标准、格式标准等方面。

2.基础设施建设需求分析

为了支持系统的运行，需要建立完善配套的硬件设施设备，在确保在系统运行、数据存储、安全管理等方面的要求同时，兼顾文档需要和长远发展。

3.信息安全建设需求分析

为了全面保障电子文档的安全，必须建立完善、高效、可靠的信息安全保障体系。信息安全保障体系包括网络安全、系统安全、数据库安全、信息安全、设备安全、信息介质安全和计算机病毒防治等各个方面。

4.应用系统建设需求分析

应用系统是本次项目建设的关键，应用系统建设的好坏直接关系到文档信息资源采集、管理、利用的规范性和便捷性。本项目应用系统的建设需根据企业文档管理工作的新的需求，开发建设新的应用系统，以满足各单位部门、立档单位对文件的管理、利用需求。

电子文档管理系统通过对文件的在线采集和归档，保证电子文档的长期利用和保存，充分利用现代信息技术，不断加大文档资源建设力度，以整合文档信息资源为突破，构建内容丰富、结构合理、质量优化的文档资源体系，以深化文档信息资源开发利用和支撑企业发展为方向，以保障文档信息资源安全利用和保管为重点，以强化文档信息化建设标准和规范为基础，形成一个信息管理标准化、信息资源数字化、信息服务网络化、信息存储安全化的文档信息管理体系。

系统结构具备开放性，可实现与其他系统的功能集成、数据共享与交换。系统功能具备可扩展性，以满足当前及可预见的时间内的业务需求，可方便地进行功能扩展。系统实现具备灵活性，支持文档管理的业务模式、工作流程和数据结构等的灵活定义与部署。

系统运行应安全可靠，保存文档管理关键业务过程记录，根据需要采取电子签名、数字加密和安全认证等技术手段，保障电子文档安全，防止非授权访问。