答复函，是指对邀请方的邀请是否应邀的回复。接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。

基本内容包括:

（1）感谢对方的邀请。

（2）愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。

（3）表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。

如收到这样一个邀请：

尊敬的××先生\u5c0f姐：

第二届网货交易会将于9月11日-13日在杭州萧山休博园举行，会上新奇特货源供应，低价火爆拍卖，杭州旅游消费券免费领，还有多路班车直达。关于交易会的详情，我们一周内将寄给你。希望不久能收到你的来信，并希望您能来参加。

敬请光临

联系人：×××

联系电话：×××××××××××

××公司（公章）

2009年8月25日

①肯定答复：

答复函

尊敬的××先生\u5c0f姐:

非常感谢你们的邀请，我将于11日准时前往。我盼望和你们见面。

此致

敬礼

×××

×年×月×日

②否定答复：

答复函

尊敬××先生\u5c0f姐:

感谢来信邀请我参加第二届网货交易会。由于我将于同一时间到广东考察，非常抱歉我不能前去。希望以后还会得到贵公司的活动信息。

此致

敬礼

×××

×年×月×日