西南师范大学档案馆组建于2005年，是西南师范大学的直属单位，是集档案与校史文物资料收集、保管、利用、编研、展览为一体的科学文化事业机构，具有指导管理、执法监督全校档案工作的行政职能。

西南师范大学档案馆是2005年7月由西南师范大学档案部而成的行政职能部门。

（一） 收集指导科 科长：杨伟1.编制学校档案工作规划，监督、指导和检查全校各单位档案工作法律法规执行情况，全面推进依法治档；2.制定、完善并负责执行有关档案收集指导的规章制度；3.负责全校各类档案（包括涉密档案、人物、实物、人事等特种档案）的收集、征集、鉴定、接收、分类 、实体组卷编目等工作，并做好向有关科室的移交工作；4.做好各类涉密档案和特种档案的收集指导、安全移交工作；5.指导和协助各单位做好各类档案的整理组卷和电子文件归档工作；6.负责对各立卷部门兼职档案员的业务指导和培训工作；7.馆领导交办的其他各项工作。（二） 保管利用科 科长：李春明1.制定、完善并负责执行有关档案保管、借阅、保密、统计、鉴定、销毁和库房管理规章制度；2.负责档案入库排架、统计和日常的库房管理工作；3.打印案卷目录、编制检索工具、档案缩微、参与档案信息资源的编研工作；4.认真做好“防火、防水、防盗、防虫、防光、防尘、防有害气体及温湿度控制”等档案实体的保护和管理工作，维护和确保档案的完整和安全；5.对涉密档案和特种档案实行专人、专门库房进行管理、确保档案秘密；6.接待校内外人员来馆查阅档案，做好调卷、档案利用等工作；7.负责濒危档案实体修复保护工作和档案的鉴定、销毁工作；8.馆领导交办的其他各项工作。（三） 编研展览科 科长：张晓华1.制定并负责执行学校及档案馆的有关档案信息的编研、展览计划，开展各种档案史料的调查、编研工作；2.开展各种形式的档案宣传工作和举办各类专题的展览工作；3.编辑发行《西南师范大学档案馆记忆》；4.开展校史、校志的编研，编辑《西南师范大学档案馆日志》和《西南师范大学档案馆年鉴》；5.建设和管理校史馆，名人纪念馆，数字化校史馆；6.开发校史文化产品；7.馆领导交办的其他各项工作。（四） 信息技术室 科长：姚恒1.对正在归档或已经归档的各类档案拟定数字化规范，并进行数字化工作；2.对声像档案进行归档、整理、保存以及数字化工作；3.档案馆网页的维护与内容更新；4.保证南大之星档案管理系统的正常使用，及时解决馆内人员、兼职档案员在使用中发现的问题，完成档案数据的多级备份；5.校史馆参观以及馆领导安排的拍照、摄像工作；6.协助收集指导科进行兼职档案员的档案数字化的培训工作；7.馆内计算机的日常维护工作；8.馆领导交办的其他各项工作。（五）办公室 主任：吴超1.负责馆内日常事务和印章管理；2.负责各类文件的收发、传阅、承办，报送工作计划和总结，按领导安排拟写文件，各类事项的通知及文件归档；3.安排各种会议,对重要会议作好记录和安排节假日值班；4.做好对外宣传联系与日常来人来电接待工作；5.做好办公室范围内的工资福利、考勤考核和离退休人员的相关工作；6.具体负责馆内设备、办公用品的采购、配置，设备维修、国资管理和财务报销工作；7.负责馆内报刊、资料、信件的收发和借阅工作；8.负责馆内的统计年报工作；9.协助馆领导进行馆内的日常安全、保密管理工作；10.馆领导交办的其他各项工作。