货代软件泛指货运代理公司用的管理信息系统。也叫货代系统、货代操作系统、货代管理系统、货代信息系统。国内货代公司分为国际货代（又分为海运货代、空运货代、铁路运输代理）、内贸货代、公路运输代理等。相比较而言，国际货代的操作人员电脑操作水平要高于国内货代业务的操作人员。所以货代软件主要应用于国际货代企业。

货代软件从货代公司在中国出现就出现了，最初一般为dos系统下的软件，数据库采用foxbase等简单的数据库，功能多是打印提单、委托单、场站收据、简单的费用管理等。

随着计算机技术的发展，windows下的编程和数据库技术得以迅速普及，并大量应用于货代软件的开发中。95-2000年代的货代软件多用PB+MYSQL开发。2001年2006年出现的货代软件多用Delphi+MS-SQLSER开发。随着网络的普及，06年之后出现的货代软件多采用C#开发。但是B/S版本的货代软件在国内并没有普及，普及的多是delphi写的C/S程序。

伴随着云计算的兴起，2009年，国内SaaS（软件及服务）模式货代软件悄然兴起。基于SaaS平台开发的货代操作系统实现了与国际标准的接轨，充分满足了货代企业的国际化需求，实现与客户互联互通，提升服务专业化、透明化的需求。

货代软件供应商在国内每个港口都有多家，但是还没有哪一家供应商在某个港口垄断或者在全国范围内大面积推广。之所以会出现这种情况是因为货代软件是一个客户范围比较窄，销售额较低的产品；同时货代公司的管理五花八门和各个口岸的业务差异，使得软件功能不能推出一个标准化的产品。但是随着货代软件供应商所实施的客户群体越来越多，很多货代软件在系统中做了大量的参数以及灵活的权限设置，这样大部分货代公司通过参数设置和权限设置即可满足自己的要求。当然有些大型货代公司有些特殊的要求，这种情况一般都需要软件供应商做二次开发，当然货代公司也会因此支付额外的费用，有时候这种费用比货代软件本身的价格都有可能高。二次开发的费用在货代公司跟软件供应商签订合同之前一般商定好，但是在开发过程中货代公司的需求往往因为事前考虑不周而产生变化，所以给软件供应商带来了合同外的工作量。这样就需要软件供应商和客户去协商费用以及软件交付的周期，这个矛盾处理的好坏是决定软件能否实施成功的一个关键因素。

最初的货代软件供应商一种是货代公司的电脑技术部门或者其人员因为对业务比较了解，在给自己的公司开发了软件之后，逐步推广到其它客户；另一种是货代公司找普通软件公司定制开发，软件公司逐步将这个项目发展为通用的产品。当然还有一种软件供应商，那就是从原货代软件供应商分离出来的个人成立公司。不管是哪种类型的供应商，都必须对货代业务非常了解。 所以货代公司在选择软件供应商的时候，一定要选择经验丰富的企业，即使再大的货代公司，给软件公司再多的钱，如果他不在行，项目的风险依然非常高。

伴随着云计算的兴起，货代软件供应商当中也诞生了基于SaaS模式的软件开发商。与传统货代软件供应商相比，新型货代软件（SaaS模式）开发商不仅需要具备SaaS平台开发的实力，更要对货代行业有深刻的认识。当前形势下，通用型SaaS管理软件开发商，比如金蝶、用友、八百客等尚不能达到如此行业细分，在国内SaaS模式叫好不叫座的形势下，新型货代软件依旧面临着传统软件的巨大竞争压力。

货代软件的价格随着竞争的加剧越来越低，从最初的一套动辄几万元下降到几千元，甚至有软件卖到不到1000元。由于货代软件供应商的规模比较小，价格管理不规范，很多公司都是凭感觉报价，没有统一的价格，不同的sales之间的基本报价不同、折扣不同。在没有遇上竞争对手之前死抗价格，遇上竞争对手不管是谁拼命降价。当然这也跟客户有关，有些客户只认价格不认产品质量和功能。价格竞争的结果就是软件供应商没有后续的升级能力，同时也造成了不同的客人价格不公平，尤其是有些软件供应商对别人介绍过来的客户价格要更高，对其他用户反而低，这也是软件供应商的道德风险。客户群体规模较大的软件供应商有一定的品牌实力，价格可以要的高，但是同时他敢于打价格战，因为他的产品成熟，后期维护和实施成本非常低。

货代软件跟其他管理软件一样，价格一般是按照客人安装电脑的数量来定价格，同时根据客人选择的模块数量和需要定制开发的模块的工作量来确定最终的价格。

随着货代公司业务模式的变化和计算机技术的发展，货代软件逐步朝着管理集成、网络化、外向型、数据接口多样化方向发展。

货代软件从最初的制单功能逐步发展为单证综合管理及多功能输出（打印、传真、email、MSN、存为文件、批量输出）、货物状态管理、收付费用管理、结算管理、发票管理、帐务管理等；从输出最基本的数据统计报表到数据图形化报表、智能报表、辅助决策分析等；从业务管理发展到行政管理（OA）、客户服务(EB)等功能。货代软件集成的功能越来越多，模块功能越来越细。这也提高了货代软件供应商的进入门槛。成熟的货代软件供应商所提供的货代软件业务流程顺畅、功能细、人性化。

由于货代公司逐步朝着集团化方向发展，所以对软件提出了数据集中和分布管理的要求。即要求数据集中在同一服务器来存储有要求各个分公司可以独立管理数据，当然这样对服务器和带宽的要求也比较高。另外网络化还体现为一些数据是可以随时在互联网上查询的到，这样方便公司管理人员或者人员出差时候对数据的管理。随着SaaS模式的出现以及国内高昂的带宽成本、政府及微软反盗版决心的增强，SaaS模式的货代软件会成为中小企业的一个最佳选择。

货代软件逐步由以往的单一解决企业内部业务转向整个物流供应链条各环节的信息交互，建立行业社区环境。如，与厂外贸公司、外贸工厂、船公司、航空公司、保险、银行、车队、报关行，货代同行、仓储公司等的信息互动。同时，货代软件厂商试图打破原来的各个软件厂商之间数据不能交互的局面，成立软件联盟，通过整合，建立统一的数据接口，保证联盟内的软件用户能实现数据对接，从而诞生新的服务，如数据物流。改变以往货代软件企业之间的竞争局面，成立数据交互中心，方便使用不同货代软件的货代企业间进行业务协同，进行在线交易，实现跨地区、跨应用平台的电子商务通道，并向客户提供在线交易、金融物流等增值服务，各软件企业之间进行相应的利益分配，从而建立良性的物流信息化生态环境。

货代公司从最初的使用表格自己打印提单，到使用软件来统一管理公司业务、行政经历了多个阶段。新开张的货代公司购买最基本的货代软件跟购买电脑、传真机一样，成了必不可少的一项投资。当然，公司刚刚成立对软件的需求也仅限于内部管理。一些和货代软件供应商合作比较长久、并且货代软件供应商有较强的研发能力、货代公司老板信息化意识较强的货代公司，在他们的信息化进程上已经迈出了非常超前的步伐。首先的表现是系统内部管控严密、灵活，系统辅助决策功能强大，其次是利用网络技术进行可行有效的电子商务，比如他们的大客户的网上订舱、网上提单确认、货物状态的实时提醒等。

同样的系统在不同的货代公司应用效果是不一样的，这取决于货代公司领导的意识、员工的素质和态度、软件公司的售后服务。货代软件实施成功有如下标志：

1.数据准确

2.系统流程运行流畅、严密

3.大部分单据、报表通过系统可以输出

4.大型企业应用软件之后，流程得到优化和改善、员工工作效率明显提升

5.大型企业应用软件之后内部管理效率明显提升

6.大型企业应用软件之后客户服务质量得到明显改善

7.软件能够持续优化和升级：管理和服务是没有止境的，相应的软件必须与时俱进。如果软件公司不思进取，不优化系统；用户满足于现状，那不能说系统是成功的。

1.基本功能：货代软件的基本功能有

（1）制单：委托单、提单确认、入货通知、派车通知、各种保函的制作等，同时可以批量打印。

（2）费用管理：业务联系单（单票利润核算单）录入，客户费用确认、月结对帐单，发票申请，付费申请等。

（3）单证管理：核销单、报关单、手册等来往状态管理。

（4）操作状态管理：每票货物的操作状态，便于查看。

（5）代理费用：针对指定货对代理发生的费用进行管理，包括Shiping Advice的制作，DebitNote/CreditNote,PreAlert,CargoManifest，另外针对三方贸易费用管理有专门模块。

（6）辅助功能：各种单据导出Excel/Word/Pdf/图片格式；EDI：跟Intra（CMA,马世基,ANL等10几家公司共用的接口）、北欧亚、NYK、烟海、中海、中远等船公司系统的EDI接口；快递单打印；船期批量更改；

（7）报关商检管理：本模块适用于自己有报关员或者自己可以做商检的企业。

（8）应收应付费用管理，费用结算。

（9）发票管理：发票的打印、统计等。

（10）统计分析：利润、欠费等报表分析

2.扩展功能：

(1)电子商务：包括WEB订舱，客户端软件订舱，网上提单确认（对单），货物状态实时查询和对客人的提醒：对货物的到货（入库）、通关、装船、开船、到港等状态及时提醒到客人，提醒方式包括短信、Email、MSN。

(2)帐务管理：管理除了业务费用的日常开支和收入，同时记录各个帐户的流水账，生成凭证进而生成整套帐务。同时可以跟主流的财务软件接口。

(3)行政办公（OA）：公司公告、个人工作计划及提醒、公司内部聊天室、个人工作报告及审批、人事管理、考勤分析、个人留言、办公及管理费用、快递管理、规章制度及操作规范、公司文档中心、员工意见建议。

(4)CRM:销售管理、客户管理、销售数据分析、Salse提成及占款利息计算、运价管理。

(5)数据集中管理：结合先进的虚拟应用技术，可利用较低的带宽实现分公司的数据联网。