领导批示一般都是直接书写在请示或报告文件上，一些领导的
笔迹潦草，不好辨认为了将领导批示下发，比如将领导批示形成一个文本，就是打出来，然后再下发。
中国并没有对“领导批示件”的办理和管理进行过统一规定，除了2002年和2004年国办发文要求加强对国务院领导批示件的管理和办理之外，地方各级领导的批示件都是各自定规。而上述两个国务院文件——《国务院办公厅关于做好国务院领导同志批示件管理工作的通知》和《国务院办公厅关于办理国务院领导同志批示件有关事项的通知》——并未公开。
不过纵览各地的批示件办理规定和流程，突出对领导权威的重视，对批示进行逐级保密，则一直是工作的重心。一般情况下，一份文件上的批示，只有在该文件传阅范围内的“班子成员”才能看到。而且，只能由文秘部门按照根据惯例制定的传阅顺序看。
本报记者获得的材料展示了这一传阅程序，2007年春节期间，东部某
副省级城市发生一起火灾，造成3人死亡。省长在
公安工作简报中看到火灾的情况汇报以后批示：“A同志：正值春节前夕，火情要特别注意，尤其是外来人员较集中区更要加强教育、检查、宣传和及时救护。”
A同志为该省
公安厅常务
副厅长。程序上，这个批示属于上级领导对
直属机关相关负责人的直接批示，理论上只限于负责人本人“参阅”。不过，因为这份情况汇报属于“
传阅件”，该省
政法委书记、公安厅厅长B也在传阅范围之内。看到省长的批示，他也表态批示：“全省各级
公安机关要认真贯彻落实××省长的重要批示精神，切实做好预防重大
火灾事故的工作。”
于是，在文件本身完成传阅之后，又下发到被省长点名的公安厅常务副厅长A处。这是批示的第一次“传达”，A看后批示，“请C、D同志阅。办公室将×省长批示传各市、县公安机关领导……”C同志为分管消防的副厅长，而D同志则是该省
消防总队总队长。
最终，D同志作出批示“将×省长、B书记（省政法委书记，公安厅长）、A副厅长批示转告某支队并抄清上（内部）网，全省
消防部队要认真贯彻×省长指示”。正因为这一批示，这份抄清件得以下发流传。
但是，除了传阅的文件和直接指示到个人的文件以外，一般的“批示传达”在很多地方并不会有领导笔迹的
复印件。比如南方某
省会城市就规定：“市领导批给市直有关单位或单位负责同志的批示件，原则上只供该单位的负责同志，以及由其本人指定的承办人员阅看和办理，传阅范围要从严控制。”
也就是说，再往下传达，就必须“抄清”。除特别要求外，一般会隐去具体领导姓名，仅用“省
领导批示”，“市主要领导批示”等方式传达。在扩大传达时，省级官员的批示由下级的市人民政府
办公厅提供“批示抄清”件；而市领导同志的批示由各县、区人民
政府办公室和市直部门办公室提供“批示抄清”件。而各级政府官员亲笔批示的原件，最终都会回到各级机关的文秘部门，分卷存档。“各下级机关、部门，不得擅自复印和留存批示件副本”。