竞价时，由
采购商发布竞价
标书，事先约定竞价条件，并主持整个竞价过程。经过采购商
资格预审合格的供应商，都是在匿名条件下与对手竞争，可以在规定的竞价过程中充分进行竞争性报价，争取自己获得有利的排位，符合预设中标条件的供应商最终中标。
相比传统的招投标方式，竞价采购将投标的静态报价转换为
动态报价，允许供应商在公平竞争的环境中多次报价，从而能够快速达到采购产品的平均市场成本线；相比传统的竞争报价方式，网上竞价采购的在保证实时竞争现场的同时又能保证参与各供应商间的背对背，从而有条件创造出一个
充分竞争的环境，保证采购企业的利益。
架构于先进互联网信息技术的网上竞价采购，以其竞争气氛激烈、降价效果明显、
业务流程简便易操作、业务周期短等特点被越来越多的企业所接受。
从国际上看，众多大型跨国企业集团都自建
竞价采购平台，降低
采购成本。国内目前处于起步阶段，部份大型国企也在采用自建采购平台的做法，建设费用一般为几十万到几百万不等。
实践证明，
企业采购竞价采购系统可以降低采购成本10%~35%，平均节支15%；在降低采购成本同时，采用竞价采购还可以有效短
采购周期约30%~50%采购周期。
研究表明，在线采购可以降低70%的
采购费用，降低5%－15%的
产品成本，例如，
福特汽车1999年
净收益72亿美元，采购金额却高达900亿美元，若按传统方式
控制成本，只能节省22亿美元，而福特公司利用竞价采购与在线采购相结合的
采购方式，节省了180亿美元，节约成本20%。可见，大幅降低采购成本是推动企业采用在线采购的核心动力。
目前，网上竞价采购广泛运用于
工业品采购、政府采购及
全球采购等领域，例如，
沃尔玛、
家乐福、
IBM、
微软等知名
跨国企业都运用网上竞价进行全球采购。针对不同的采购对象，采购商可以选用不同的采购方式，办公用品等间接生产材料的采购一般选用竞价或直接采购；
战略资源、重要的直接生产材料的采购一般选用招标或
谈判采购；
采购量较小的维修、服务资料的采购一般选用直接采购；技术性较复杂、非标准型产品或采购金额较大的材料一般选用招标或谈判采购。