外交人员( diplomatic personnel) 一国派往他国办理外交事务的人员。一般指使馆、即常驻外交使团中有外交官级位的人员；也指特别使团、即负有特别使命的临时性外交使团中具有外交官地位的人员。 外交代表狭义仅指担任常驻外交使节的使馆馆长。广义包括一切具有外交代表性质的正式外交人员，除使馆馆长外，还有参赞，秘书，武官，专员，以及特别使团的特使等。

使馆馆长　等级在19世纪以前没有统一规则。为避免因此而发生的关于位次的争执，1815年《外交代表等级规则》规定了大使、教廷大使,公使、教廷公使,代办共三个等级。1818年艾克斯－拉沙佩勒会议曾决定在公使同代办之间增设驻办公使一级，但派驻这一级外交代表的国家极少。《外交代表等级规则》规定的三个等级则为大多数国家所接受，成为公认的规则。1961年《维也纳外交关系公约》再规定:使馆馆长分为如下三级:大使或教廷大使，及其他同等级位的使馆馆长；公使及教廷公使；代办。

是派遣国国家元首向驻在国国家元首派遣的最高级的外交代表。他代表本国及国家元首常驻驻在国办理外交事务。他是大使馆的馆长，领导大使馆人员工作，可以随时请求谒见驻在国的国家元首，进行直接谈判。大使享有比其他等级的外交代表更高的礼遇。19世纪末叶以前，只有大国之间才能互派大使，反映大小国家不平等情况。绝大部分国家都可以互派大使。一般在习惯上称大使为“特命大使”或“特命全权大使”。最初只对负有特别使命的临时性大使授与“特命大使”衔，后来由于特命大使与常驻大使之间的位次争执，17世纪后半叶开始，对常驻大使也称“特命”大使。1815年《外交代表等级规则》规定，负有特别使命的外交使节，不因衔称而在位次上有任何优先权。

英联邦成员国之间互派的外交使节称为高级专员，与大使属于同一等级。中国与美国在关系正常化以前一度互设的联络处主任,虽有大使衔,享有外交特权与豁免，但不是外交代表。联络处不是正式外交代表机关。互设联络处是两国商定的一种特殊作法。

有一些国家，特别是天主教国家，与罗马教廷间有外交关系，互换使节。相当于大使一级的教廷使节称教廷大使，相当于公使一级的称教廷公使。在天主教国家和一些其他国家，传统上给予教廷大使以优先地位，令其任外交团团长。这种作法在《维也纳外交关系公约》中也有反映。中国1975年加入该公约时曾对公约中关于教廷使节的规定表示保留。

或称为特命全权公使，是派遣国国家元首向驻在国国家元首派遣的第二级的外交代表。他代表本国及国家元首常驻驻在国办理外交事务。他是公使馆的馆长，领导公使馆人员工作。具有仅次于大使的隆重礼遇，并且可以随时请求谒见驻在国的国家元首，进行直接谈判。20世纪初叶以前，公使是交换得最多的一级外交使节。大约自第二次世界大战结束以来，绝大多数国家都把公使级使节升格为大使级，或互换大使级外交代表。公使称为“特命全权公使”的由来，与大使称为“特命全权大使”相似。特命全权公使，原意为“特命使节暨全权大使”，这种衔称出现于1678年。现代有些国家在大使馆中设有公使,是地位仅次于大使馆长的外交官,与过去作为一个等级的使馆馆长的公使不同。

派遣国外交部长向驻在国外交部长派遣的最低一级的外交代表。他代表本国及外交部长常驻驻在国办理外交事务。他是代办处的馆长，领导代办处人员工作。他享受与大使、公使相同的外交特权和豁免，但只可以随时请求谒见驻在国的外交部长。代办的派遣在近代是罕见的。1954～1972年中英、中荷间互派代办，其任务是谈判建立正常外交关系事宜，办理侨务和商务业务，这是建立正常外交关系之前的一种特殊作法。

临时代办　临时代理不在任所的使馆馆长职务的外交人员，是使馆馆长因缺位或不能执行职务（如因休假或疾病而离职或回国述职）期间，临时任命负责主持使馆办理外交事务的代理馆长。临时代办通常由使馆中除馆长以外的级别最高的外交人员担任。被委派的临时代办人选应由使馆馆长或派遣国外交部长通知接受国外交部。

据1961年《维也纳外交关系公约》规定，除关于位次和礼仪事项外，各使馆馆长不应因其所属等级不同而有任何差别。

除使馆馆长外，使馆中有外交官级位的人员还有公使衔参赞、参赞、秘书、专员、武官等。

使馆内帮助馆长办理外交事务的高级外交官。在未设公使或公使衔的参赞的国家使馆中，其位置仅次于馆长。他是馆长关于国际法和外交实践的顾问。他享有外交特权和豁免。在馆长离职期间通常是由参赞担任临时代办代理馆务。

使馆内秉承馆长旨意办理外交事务以及文书的外交官，位于参赞与随员之间，分为一等秘书，二等秘书和三等秘书三个等级。

派遣国主管军事部门向驻在国军事部门派遣的外交代表。有的国家按照军种分为陆军武官、海军武官和空军武官，有的国家不分。武官的任务是联系两国军事机关之间的关系，举行有关军事问题的谈判，观察驻在国的军事情况，同时又是驻外使馆馆长在军事方面的顾问。另外，在战时可以派遣特别武官驻在盟国最高指挥部，传达情报，协商战略等。

使馆内办理各种事务的最低一级的外交官，位于秘书之后，分为两种：①由外交部派遣的办理外交事务的外交随员；②由各种业务部门派遣的办理专门事务的其他随员，例如，商务专员、文化专员、新闻专员等。

一国临时派遣执行特殊使命的外交代表，特殊使命完成，即返回本国。特使可以分为礼节性的与政治性的两种，前者如参加外国君主加冕、国家大庆、元首丧殡；后者如出席国际会议、举行外交谈判、签订重要条约等。特别使团团长与常驻外交使馆的馆长地位相当。

驻在一国首都的各外国使馆馆长、馆员和其他外交人员的总称。外交团的成员包括各国使馆的馆长、馆员及其家属。外交团团长是以到任最早的一位等级最高的使馆馆长担任。以呈递国书的日期，或虽尚未呈递国书但已向驻在国外交部送交国书副本的日期决定。外交团并不是一个固定组织,也不具有任何法律职能,而只是在外交礼仪方面发挥作用，例如，当驻在国举行庆祝或吊唁的场合，外交团团长代表全体外国使节人员致词；或向新到任的外交官介绍驻在国的风俗习惯。在中国，清朝末年和中华民国北洋政府时期，帝国主义经常凭借外交团采取联合行动对中国施加压力，非法干涉中国内政，是国际法所不允许的。

《维也纳外交关系公约》规定，国家与国家之间的外交关系及常设使馆的建立必须以协议进行。外交代表的等级也由双方以协议决定。对于派遣国准备派遣的外交代表，接受国可以接受它愿意接受的人选，也可以拒绝一位不受欢迎的人(personanon grata)，并且无须说明拒绝的理由。为了避免公开拒绝所引起的不良后果，一国在派遣外交代表时，都于事先征求意见。或以口头方式，或以书面方式，通过外交途径征求意见，是国际公认的接派使节的手续。通常征求意见时，都送交一份被任命人的简历。接受国须在短期之内答复。需要征求意见的外交代表人选，主要是使馆馆长，即担任馆长的大使、公使或代办，和陆、海、空军武官。对于使馆中其他工作人员的任命，则无须征求接受国的同意。

当外交代表获得接受国同意后，即可携带国书上任，向接受国呈递国书。国书或称派遣国书，是证明被任命的人为派遣国国家元首或外交部向接受国国家元首或外交部派遣的外交代表的正式文书。大使或公使的文书由国家元首签名，外交部长副署。代办的国书由外交部长签署。一般来说，外交代表必须亲自将国书递交给接受国国家元首或外交部长，在外交代表与接受国国家元首之间还交换颂词和答词。过去递交国书的仪式相当隆重，已大为简化。依据国际惯例，外交代表必须在递交国书以后才被认为开始执行业务。同级外交使节的排列位次,即所谓在先权,按照递交国书时间的先后而定。如果外交代表的等级有变迁，或原来签发国书的元首死亡，或派遣国、驻在国的国体发生变化，都需要再次呈递国书。

出席国际会议、举行谈判、签订条约的外交代表，则需具备全权证书。全权证书是由国家元首签署的证明外交代表身份并特别授与全权执行该项任务的证明文件。按照国际惯例,除国家元首、政府首脑和外交部长外,其他任何官员出席国际会议或举行谈判，一般都需具备全权证书。过去国际会议只检验全权证书；则大都将使用完毕的全权证书留交条约签字所在国的政府或国际组织存档。

临时外交代表使命完成，职务自然终止。常驻外交代表职务终止的原因可以是：①派遣国政府因外交代表任期届满或调职升遣将其召回。②驻在国因外交代表有不当行为（如敌视驻在国政府、干涉驻在国内政、藐视驻在国法律习俗、进行间谍活动等），而宣布其为不受欢迎的人，要求将其召回。③两国断绝外交关系或发生战争。④派遣国的元首变更，或发生革命、成立新政府等。

外交代表职务终止时，须向驻在国呈递召回书。召回书亦称召回国书或辞任国书，是一国政府通知另一国政府将其外交代表召回的文书。大使或公使的召回书由派遣国国家元首发出，简单说明召回原因，例如本人请求、健康欠佳、或另有任用、或为不受欢迎的人，等等。被召回的外交代表亲自将召回书呈交给驻在国国家元首，无需举行特别仪式。如果外交代表已经离职，可由继任者呈交国书时附带递送。代办的召回书是由派遣国的外交部长发出，被召回的外交代表亲自将召回书递交给驻在国外交部长。中国的实践是，将召回国书与派遣国书往往合并为一个国书，由新任外交代表一次递交。