采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理，以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。

20世纪90年代以来，经济全球化的趋势日益增加，信息技术的发展极为迅速，市场环境发生了根本性的变化。中国中小企业数量众多，改善管理、提高中小企业的经济效益对于中国国民经济的发展具有重要意义。采购管理系统体现了当今先进的企业管理思想，对提高企业的管理水平有着重要的意义。采购管理系统能够保证计划的准确性和采购的合理性，提升企业的竞争力。传统采购的重点放在与供应商进行商业交易的活动，特点是比较重视交易过程的供应商的价格比较，通过供应商多家竞争，从中选择价格最低的作为合作者。ERP模式下的采购及其特点是需求拉动模式，从采购管理向外部资源管理转变，从一般买卖关系向战略伙伴关系转变。

多途径采购功能

在企业中，采购业务的需求来源有多种，有计划部门的主生产计划、物料投放需求计划，以及库存缺货而生成的需求；有为满足以销定购的工商业一体化业务需求；有根据长期购货合同确定的定期购货需求；有零星的购货需求等。采购管理系统提供根据计划、销售、仓库及采购自身需要等多途径采购功能。

采购订单是物资在采购业务中流动的起点，它通过采购申请获取来自生产和销售等系统的信息，将供应链整体的信息有机地联系起来。订单管理主要记录、跟踪和控制订单执行的情况，包括针对采购合同的执行，控制购货价格、折扣及数量。随时跟踪订单完成情况，控制订单的执行；根据实际补货情况追加执行订单，通过比较订单执行差异，以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。如果企业有集团内部的购销业务，还要包括集团内部购货或调拨订单的执行情况。

采购发票具有业务和财务双重性质，发票的业务处理和控制是企业采购业务中的一个重要环节。采购发票与全部业务单据都有联系，与其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。采购管理系统提供增值税专用发票和普通发票管理，并与应付款系统实现发票共享。

购货质检管理

工业系统提供比较全面的质量检验管理，包括购货检验、完工检验和库存抽检3种质量检验业务。在采购管理系统中，为非免检货物提供检仓和送货流程。并根据检验结果确认入库货物，同时提供相关的业务查询报表。

供应商供货管理

供应商供货信息管理以购货价格为中心，完善地记录、控制并管理供应商的供货业务资料，包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息的详细记录，以及业务传递、自动更新及数据分析。同时进行采购最高限价的控制和预警管理，是采购管理系统，乃至整个供应链体系中重要的综合数据处理中心之一。

集团内部采购业务

在采购管理系统中，针对集团内部采购业务（包括工业企业和商业企业之间），可以通过两个方向的数据传递和两种分销业务的处理来实现。

业务流程设计是按企业业务规范设计业务流程工具，是实现用户业务处理自定义的必要基础之一。在工业系统中实现系统自定义，即在系统设置的所有业务单据关联的路径中，用户可选择一条、多条或全部。系统将根据用户的设置进行相关控制，保证企业独特业务流程的需要。

业务资料联查

单据关联（包括上拉式和下推式关联）是工业供应链业务流程的基础，而单据联查即查看业务流程中的单据关系。采购管理系统中提供了单据、凭证、账薄和报表的全面关联及动态连续查询功能。

多级审核管理

多级审核管理是对多级审核、审核人、审核权限和审核效果等授权的工作平台，是处理业务单据时采用多角度、多级别和顺序审核管理方法。它体现了工作流管理的思路，属于ERP系统用户权限性质的基本管理。

代管业务管理

代管和发运业务管理为代管物料专门代管仓，提供代管物料收、发和存的业务处理，并提供相关报表供用户查询和监控。此外，采购管理系统还专门管理货物发运业务。

物料对应管理

物料对应管理通过物料对应表来实现物料在用户与往来单位之间的对应管理功能。物料对应表是企业的重要业务资料，是供应商对应物料代码、名称表与客户对应物料代码、名称表的合称。在采购管理系统中，分别提供供应商和客户对应物料的代码、名称表。在单据和报表中，直接调用相应代码、名称，可供查询和显示，满足用户的对应业务需求。

系统参数设置

系统参数设置初始设置业务操作的基本业务信息和操作规则，包括系统设置、单据编码规则、打印设置、单据类型及各系统选项等，帮助用户把握业务操作规范和运行控制。同时，采购管理系统将ERP系统所有业务基础资料和必要的管理辅助资料汇总，然后统一管理和维护。

报表查询功能

该功能包括查询并使用采购业务报表、采购分析报表、万能报表和查询分析工具。采购业务报表是针对用户已经实现的业务处理，将所取得得业务成果进行筛选和分析，以综合反映企业采购业务的信息；采购分析报表分析采购流程中各项主要业务的处理结果和运作情况；万能报表和查询分析工具是一种自定义形式的报表，是方便用户根据自身查询分析需要制作自定义业务和分析报表的工具。

利用功能强大、使用灵活方便的系统辅助工具，用户可以进行数据处理，以满足需要。

支持库存订货点采购申请处理；通过请购单合并或拆分，自动生成采购订单；请购合并过程中，自动按订货批量政策生成采购条目；支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策；可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行，或一张采购订单的多个订单行；可将一笔请购拆分成多个采购订单；合并生成订单过程中，能自动索取供应商报价；一张采购单允许有多个交货日期及交货地点；支持无订单到货的接收处理；与库存子系统相连，到货入库，自动按库存单位转换，更新库存数量，同时生成入库单；采购收货支持库存批次及单件管理。

采购系统与应付帐子系统相连，直接生成采购凭证核算采购成本；对采购单的处理灵活，随时可以维护，同时对已发放的订单可做中止；采购单可自动结清或手工强制结清；具有跟踪、催查采购订单的功能；可多角度的查询物品的请购，订购及收货入库的明细及汇总情况；从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估 可评价采购人员业绩；可分析采购成本差异。

提供供应商报价管理；可限制订货的供应商。

请购单生成

可由物品中长期采购计划直接生成请购单、MRP 计划任务直接生成请购单；

质量检验

支持收货过程中的质量检验及质量控制。

供应商基本资料建立

采购部门将各供应厂商编号、名称、公司工厂发票之地址、付款条件、负责人、联络人、统一编号、成立日期、资本额、往来银行名称、基本产品类别、设备状况、地略图．．．等资料输入电脑，即可迅速列印和查询供应厂商有关资料，并供评估选择合作对象之参考。

供应商料品资料建立

采购人员将各供应商当前供应的料品之编号、品名规格、单价/基本价、产能．．．等资料建入电脑，可作为已授权交易之认可，依此可实现采购单开立厂商的控制，可提供各项询价、比价报表之查询和列印，以迅速决定最适合的供应商，降低采购成本。

采购单异常结案处理

当各供应厂商均按采购单项目完成交货验收作业後，电脑会自动将采购单结案，如因订单取消或数量变更等原因需取消采购作业时，需对采购单进行异常结案处理，该系统提供了按订单、采购单号作结案处理，提供采购单尾数报表，以便物控采购人员确定是否取消采购单。

料品验收资料处理

料品通过品管单位检验後，则可执行此一作业，使交货明细和应付帐款明细表可被查询和列印出，并列印供应商评核月报表和物料评核月报表，以供各部门间能随时掌握可贵的资讯，增加处理的时效和决策达成。

采购资料维护

经由物料需求管理系统产生采购建议单，采购人员衡量现有供应商之产能、价格及服务水准，进行安排采购数量分配及自动开立列印采购单，并将采购资料传输至系统作采购管理，而作业可弹性调整，选择独立采购下单，并能提高进料的时效以利於产销作业顺利进行。

厂商交货资料处理

当厂商依采购单号之指定项目，进行交货到收料单位待验，品管单位则可依其待验量和项目执行验收，采购单位查询这些资料，再进行催料作业，以避免缺料现象。

单价资料维护

系统提供的完整单价历史资料，可供价析和管理人员进行采购价格查询分析，管制上涨单价。并可根据进料时间自动给定付款单价，避免人为疏忽造成付款价差。系统提供的报价历史查询、付款历史查询、加权历史查询等查询工具使得价析、成本会计、管理人员全面了解单价、成本的异动，以达到控制成本的目的。

代购材料管理

企业为保证产品质量，常常对料件原材料的产地和质量有特别要求（比如：外资企业），当料件制造商不能提供企业要求的原材料，或者购买的原材料价格偏高时，企业为保证产品质量和成本往往会帮厂商代购原物料以加工自己料件，此类委外材料因不能按订单分批发放，故要对厂商库存进行记帐。

系统将此类委外作为代购件处理，通过原物料发出、加工料件采购中量、加工料件交货数量自动记录厂商库存，并提供厂商库存明细表进行库存对帐处理。提供原物料进出平衡分析表，分析代购材料发出和收回状况。

采购成本管理

采购成本最直接影响产品成本成本差异分析，并以颜色区分成本上涨和下降，使得管理者能迅速准确的得到成本差异真正原因之所在，以迅速采取对策控制成本上涨。

现代企业成功的采购管理，越来越离不开ERP的成功实施，ERP已经成为现代化采购管理的重要工具。

ERP系统面向企业的整个业务流程，其核心思想是将企业的业务流程看作是一条紧密连接的供应链，它将企业管理从企业内部延伸到企业外部，对企业供应链的所有环节进行管理和集成。

1、在企业内部的集成方面

在企业内部，ERP系统将整个企业的相关部门通过信息共享有机地集成一个整体。而采购管理作为企业内部信息流、物流、资金流的源头，实现基于ERP的采购管理系统的集成对于整个企业ERP系统集成具有重要意义。ERP系统重视对人们已习惯的原有工作方式与工作流程进行重新改造和设计，改造范围越广，新系统的潜能越能充分发挥。企业所得的收益也应越大。在采购管理中不断追求高效的流程，先进的软件系统与业务流程结合在——起考虑，不断优化、磨合。这种在企业内部进行的ERP的有效集成，将提高采购管理的效率，实现企业资源最大限度的发挥作用。

ERP是以计算机技术为支撑的资源的管理，计划、运用都是以数据的形式体现的。确保采购管理中数据的准确性，建立完善的数据收集机制。在管理活动中以数据说话，以合乎事实的数据为决策依据，这才能实现ERP系统在企业内部的有效集成。

2、在企业外部供应链上的集成方面

ERP与供应链系统的有效集成，是企业从整个市场竞争与社会需求出发，像智邦国际采购管理软件，整合、优化了供应链上的企业内部各个部门、材料供应商等各种资源，这样实现了社会资源的优化、重组，大大捉高了企业采购活动中物流、资金流与信息流的运转效率，消除了众多的中间冗余的环节。从而减少流通成本。并提高企业应变能力。

这种ERP与供应链系统的有效集成把企业与供应商良好地连接宋，并通过信息网络融为一体，目的是在激烈的市场竞争环境中求生存和发展，大大提高了企业采购管理的效率，给企业带来了显着的利益。企业采购管理中实现ERP的有效集成，消除了采购的许多冗余的中间环节，减少了浪费，避免了延误，具有良好的社会效应。

综上所述，一方面采购管理通过ERP系统在企业内部的有效集成，实现了企业物流、资金流以及信息流的有机集成提高采购管理效率的目的。另一方面。企业通过ERP系统在企业外部供应链上的有效集成，达到与供应商建立长期牢固的合作关系，优化了企业的采购管理。总之，通过ERP系统在企业内外两方面的集成，提高了企业采购管理的应用效率，集中体现了采购管理与ERP集成的一体化思想。

企业的采购工作相当重要并且也非常繁杂，相当多的企业采购从中央到地方经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素：物料供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付，几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商，更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链条。ERP的出现为采购工作注入了强大的活力，提供了管理和技术并举的解决方案。应该说在诸多业务部门的ERP推广与应用中，采购部门是见效最快的部门之一。企业在实施基于ERP的采购管理信息系统时可以根据一定的业务顺序进行：

1、建立供应商资源

运行ERP下的采购管理系统时首先是建立供应商档案，同时对首选、次选等供应商加以分类，并建立供应商的供应货物明细(品种、价格、供应期、运输方式等)，资料必须进行最终确认才有效。系统在执行采购订单下达时，要读入相应的供应商资料，并且初始化供应商的有关账务资料。初始化完成之后才能处理采购业务。供应商资料是采购子系统的基本资料。

2、生成采购申请

根据ERP的物料需求计划生成的采购申请，同时综合考虑物料的订货批量、采购提前期、库存量、运输方式以及计划外的物料申请，进行系统自动物料合并，也可以人工干预和修改。另外，有些原材料的采购提前期很长(有的进口件要半年以上的采购周期)，因此有可能超过主生产计划制定周期。这类采购的采购计划应经过销售、财务与计划等部门的综合讨论与评估来确定所需的数量和时间，然后制定物料的中期或长期采购申请。

3、确定优选供应商

该过程是落实采购供应商。采购业务人员根据系统中的供应商资源，综合考查有关供货价格、交货数量、交货期、质量要求与技术要求，进行供应商选优评价，落实每种物料的优选供应商。对新开发的供应商资源还要进行供应商的认证过程，经过相应的评审并合格后才能作为许可采购的供应商。

4、生成用款计划

生成采购计划后，系统自动生成用款计划，并根据询价结果进行维护。由财务对用款计划进行确认之后反馈意见给采购部。

5、下达订单

根据订货批量、采购提前期、库存量、运输方式、用款计划以及计划外的物料申请进行物料合并，生成采购订单。并经过确认后即可进行订单输出，最后下达给供应商。也可以网上发布订单。对于临时追加的采购任务，可以通过与供应商协商直接下达采购订单。

6、采购订单跟催

采购业务人员对下达的采购订单按计划进行跟踪，系统可以设置跟踪的时间周期，形成订单跟催计划。在跟催过程中，要了解供应商的生产进度及质量情况，并及时对供应商给予支持。

7、货物验收

由采购业务员对供应商所供货物按订单与进行验收，并录入收货单。也可以根据系统集成的特点与企业的实际流程直接由货物管理员对货物按订单验收，并对不按计划交货的供应商进行管理控制(拖期、提前)。

8、结账与费用核算D结账付款工作

应由采购部门配合财务部门来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊。计算出物料的采购成本。

9、采购订单结清

在采购订单交货、收货、入库、付款和考核后，要及时结清采购订单。系统可提供自动结清功能，可选择交货、收货、入库、付款、考核等结清方式。一般系统按付款结清的方式处理。也可以进行强制结清。

10、系统基础数据维护

采购子系统的基本数据有采购员资料、供应商资料、采购提前期以及业务流程。

11、系统及时备份

采购系统可以对于录入信息化教育信息化建设

采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前，供应厂商基本资料的收集和建立前置作业；各项料品及厂商交货进度的规划，透过采购资料维护的功能，使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制，并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能，同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益，代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益。